Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland

Geschiedenis van het OKBN * ARLIS/NL

Het OKBN is een consortium van bibliothecarissen en vakreferenten werkzaam in kunst(historische) bibliotheken of andere bibliotheken die collecties beheren over de (geschiedenis van de) beeldende kunsten en architectuur. In 1982 werden de eerste (informele) bijeenkomsten georganiseerd. Acht bibliothecarissen, afkomstig uit verschillende kunst(historische) bibliotheken kwamen bijeen om ervaringen uit te wisselen en nieuwe ideeën op te doen. Sindsdien ontmoetten vakgenoten van dertig tot veertig instellingen elkaar regelmatig, waarbij ieder lid bij toerbeurt als gastheer/-vrouw optrad.

Het overleg behield haar informele karakter tot in 1995, toen om praktische redenen werd besloten dat het OKBN een officiële status moest krijgen. In februari 1996 was de Vereniging OKBN een feit. Lid van het OKBN zijn de deelnemende instellingen, met ieder één stem, en niet-stemgerechtigde particuliere informatiespecialisten met een speciale interesse in het vakgebied. Het bestuur van de vereniging, dat minimaal vijf leden telt, wordt gekozen uit de leden.

Er is een grote diversiteit in de deelnemende instellingen, er zijn academische bibliotheken, bibliotheken van onderzoeksinstellingen, academies van beeldende kunst en bouwkunde, museumbibliotheken van verschillende grootte en specialisatie en enkele algemene bibliotheken die speciale collecties op het vakgebied beheren. Ondanks deze grote verscheidenheid hebben deze instellingen tal van zaken met elkaar gemeen, kwesties die tijdens de bijeenkomsten van het OKBN aan de orde worden gesteld.

Een van de belangrijkste aandachtspunten van het OKBN is, met de afnemende financiële middelen en alsmaar hoger wordende boekprijzen, het waarborgen van een adequate documentatie in ons land van de (geschiedenis van de) beeldende kunsten in al z'n facetten en een optimale toegankelijkheid hiervan voor zowel wetenschappers als het publiek in het algemeen. Coördinatie van de collectievorming is daarom een steeds terugkerend onderwerp op de agenda van het overleg, alsook de berichtgeving over nieuwe of juist opgezegde abonnementen op tijdschriften en series en de aanschaf van kostbare boeken en andere media.

Een belangrijke activiteit van het OKBN is het in kaart brengen van de infrastructuur van kunsthistorische documentatie in ons land. Een onderzoek naar de reikwijdte van bestaande collecties in Nederland en inventarisaties van onder meer archiefmateriaal en andere speciale collecties bij de deelnemende instellingen, resulteerde in het (snel uitverkochte) gidsje Collections of Art-Historical Documentation in The Netherlands (Leiden 1996). Deze gids, die inmiddels ook in geactualiseerde vorm op deze website is te raadplegen, bevat een alfabetisch op plaatsnaam gerangschikte lijst van kunst(historische) bibliotheken en documentatiecentra in Nederland en enkele Nederlandse instellingen van kunst en cultuur in het buitenland. Naast adresgegevens en een beknopte omschrijving van het verzamelgebied en de speciale collecties, bevat iedere entry een beschrijving van de mate van elektronische en fysieke toegankelijkheid van de verzamelingen.

Speciale aandacht wil het OKBN besteden aan nieuwe mogelijkheden en uitdagingen zoals die zijn ontstaan met de komst van de nieuwe elektronische media en het internet. Informatie- en kennismanagement zullen belangrijke thema's worden in de komende vergaderingen van het OKBN. Themabijeenkomsten over verschillende onderwerpen, waar gastsprekers voor zullen worden uitgenodigd, staan op het programma. Een daarvan, over calamiteitenplanning, vond verleden jaar plaats. Deze themabijeenkomsten worden voorbereid in aparte werkgroepen die speciaal voor die gelegenheid worden samengesteld uit de leden van het OKBN. Ook voor speciale projecten worden werkgroepen in leven geroepen en bestaan er werkgroepen met een meer permanent karakter, zoals de werkgroep Architectuurbibliotheken.

Het OKBN zoekt samenwerking met bibliotheekverbanden en -organisaties, in het bijzonder de UKB (het samenwerkingsverband tussen de Koninklijke Bibliotheek en de Universiteitsbibliotheken in Nederland) en de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC). Zo heeft het OKBN bijgedragen aan de Nederlandse Basisclassificatie (NBC), de algemene onderwerpsclassificatie ontwikkelt door de UKB. Ook nam het OKBN het initiatief een bijdrage te leveren aan de Nederlandse Centrale Catalogus voor Periodieken (NCC/P), zodat ook de bibliotheken die niet (volledig) participeren in de NCC hun holdings aan dit bestand konden toevoegen.

Een groot aantal OKBN participanten verkiest om financiële dan wel praktische redenen niet deel te nemen aan de Nederlandse Centrale Catalogus. De externe toegankelijkheid van de catalogi van deze instellingen is hierdoor niet optimaal. Kunst(historische) bibliotheken stellen andere eisen aan bibliotheeksoftware dan regulieren bibliotheken, en met name museumbibliotheken zien, t.b.v. de documentatie van de museale collectie, zich steeds meer genoodzaakt een systeem te kiezen dat aansluit bij de geautomatiseerde registratie van de kunstcollectie. Het OKBN heeft zich de laatste jaren ingespannen om een alternatief te vinden voor deze bibliotheken en heeft uiteindelijk gekozen voor het uitbrengen van een CD-ROM van de catalogi van vijf min of meer grote Nederlandse kunstbibliotheken: de bibliotheken van het Rijksmuseum, het Stedelijk Museum Amsterdam, het Van Gogh Museum, het Museum Boymans van Beuningen en het RKD. Dit ambitieuze project is helaas gestrand op technische problemen bij de implementatie van de CD-ROM. Inmiddels is ook de software van deze instellingen aan vervanging toe en werkt een aantal bibliotheken aan de migratie van de oude bestanden naar een nieuwe applicatie, die speciaal voor kunstbibliotheken wordt ontwikkeld door ADLIB.

OKBN onderhoudt al sinds de oprichting in 1982 (inter)nationale contacten met verwante organisaties. In 1987 en 1998 organiseerde het OKBN het congres van de IFLA Section of Art Libraries en in 1994 nam het OKBN het initiatief een symposium te organiseren voor kunstbibliothecarissen uit Nederland en (Vlaams sprekend) België. Sinds het symposium onderhoudt de vereniging warme contacten met haar Vlaamse collega's en het OKBN is dan ook zeer verheugd over het recente initiatief tot oprichting van het OKBV.

In het voorjaar van 1999 vond op initiatief van het OKBN het symposium "Boek en Beeld; visuele bronnen in bibliotheken" plaats. De bedoeling van het symposium was een platform te scheppen waar ideeën kunnen worden uitgewisseld tussen mensen die betrokken zijn bij diverse soorten beeldcollecties. Uitgangspunt was de rol van boekillustraties als "kunstwerk in boeken" en de speciale benadering ervan. Behalve kunstbibliothecarissen waren ook conservatoren van onderzoekscollecties in universiteitsbibliotheken en andere bibliotheken voor dit symposium uitgenodigd, evenals beheerders van beeldcollecties en prentenkabinetten en professionele beeldonderzoekers en beeldgebruikers.

Literatuur:

• Art libraries and art librarianship in The Netherlands. Special issue of Art Libraries Journal 12 (1987) no 1.
• Koos Wynia, in collaboration with Geurt Imanse, Sophie Pabst, Hellen Scholten, Else van der Vossen, Maggy Wishaupt (eds.), Art periodicals: papers of the 2nd European Conference of Art Libraries of IFLA. Amsterdam 1988.
• Geert-Jan Koot. “10 years of ARLIS in The Netherlands”. Art Libraries Journal 17 (1992) 27-30.
• Geert-Jan Koot, “What’s wrong with museum libraries? The impact of electronic developments on museum librarians”. Lezing conferentie ARLIS/UK & Ireland The changing agenda for art libraries, Cambridge juli 2000.
• Michiel Nijhoff, “Museum Libraries : From Hidden Treasures to Treasured Information Centers”, Paper 64th IFLA General Conference Amsterdam, August 16 - August 21, 1998.
• Wim Verbei, “Bibliotheek Rijksmuseum staat open voor bredere taak : van educatief naar informatief”, in: Informatie Professional : vakblad voor informatiewerkers jrg. 4 (2000) no. 5 (mei), pp. 24-29.