Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland Project Standaardisering

Project standaardisering gegevensverwerking kunst(historische) bibliotheken Nederland en Vlaanderen

Context

Vanuit de wens om in het kader van de automatisering meer samen te werken en te komen tot een zo uniform mogelijke ontsluiting, groeide de behoefte aan nieuwe richtlijnen. Het gaat hier zowel om aanvullingen op bestaande standaards als om uniforme catalogiseringsregels. Door het ontbreken van een specifiek op de verwerking van kunsthistorische gegevens geënte standaard, werden in het verleden vaak instellingsgebonden maatwerkoplossingen bedacht voor (delen van de) de bibliotheekautomatisering. Hierin kan wellicht verandering komen als een standaard wordt ontwikkeld die door meerdere instellingen wordt gedragen en ook wordt toegepast, waarmee de basis wordt gelegd voor gezamenlijke catalogisering in de toekomst.

Op dit moment is er nog geen sprake van gezamenlijke catalogisering, noch van geïntegreerde toegang tot (para)museale bibliotheekcatalogi. In Nederland biedt het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseringssysteem van PICA onvoldoende mogelijkheden om gegevens van kunsthistorische bibliotheken te verwerken. Daarom nemen veel (met name museale) kunstbibliotheken niet deel aan het GGC. Als gevolg hiervan zijn de meeste museale kunstbibliotheken niet vertegenwoordigd in de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC). In Vlaanderen bestaat geen equivalent van PICA. De Collectieve Catalogus België (CCB), een initiatief van de Nationale Conferentie van Universitaire Hoofdbibliothecarissen, is enkel verkrijgbaar op CD-Rom en de museale kunstbibliotheken zijn hierin niet vertegenwoordigd. De CCB bevat slechts de geautomatiseerde bestanden van de belangrijkste universiteitsbibliotheken en andere wetenschappelijke bibliotheken, en een enkele speciale bibliotheek. Ook in Vlaanderen is de behoefte aan standaardisering en samenwerking groot, zeker nu de Vlaamse Gemeenschap middels het Project Standaardisering Collectieregistratie Vlaamse Museum een nieuwe impuls heeft gegeven aan de registratie van museale objecten en bibliotheekcollecties. Ook hier is het uiteindelijke doel de gezamenlijke catalogisering en het geïntegreerd toegankelijk maken van de collecties.

Ook vanuit de gebruikerskant is er een behoefte aan een uniforme ontsluiting van bibliotheekmateriaal. De bibliothecaris fungeert niet altijd meer als intermediair bij het raadplegen van bestanden, zeker als deze via het intra- of internet toegankelijk worden gemaakt. Gebruikers dienen in staat te zijn zelfstandig de informatie te vinden en een eenvoudige en eenduidig toegepaste gebruikersinterface op de bestanden is daarom wenselijk. 

Databestanden van kunst(historische) bibliotheken zijn in zekere zin verwant aan bestanden van (kunst)objectregistratie en verwerken voor een deel ook dezelfde gegevens. Binnen de museale wereld is een verschuiving te zien van object- naar informatiegerichte activiteiten. Musea stellen steeds hogere eisen aan applicaties voor objectregistratie, waarbij niet alleen de basisregistratie van objecten centraal staat, maar ook objectdocumentatie een steeds belangrijkere plaats inneemt. Het koppelen van bibliografische beschrijvingen aan een objectbeschrijving is niet nieuw, maar wel het koppelen met bibliotheekbestanden als bron van deze bibliografische beschrijving. Door koppeling van bestanden zal dubbele invoer van gegevens voortaan tot het verleden behoren en kan er tevens gezamenlijk gebruik worden gemaakt van veiling-, tentoonstellings- en collectiebestanden en van de speciaal voor het vakgebied ontwikkelde (standaard) vocabulaires en indexen (bijvoorbeeld RKDArtist, de Union List of Artist Names (ULAN) en de Art and Architecture Thesaurus (AAT). Deze zogenaamde inhoudelijke interoperabiliteit gaat niet vanzelf. Ook tussen de verschillende informatiedomeinen (bibliotheek, collectieregistratie en -documentatie, en archief) zullen afspraken moeten worden gemaakt betreffende de gezamenlijke gegevensverwerking.

Projectgroep

Het initiatief voor het project kwam van het OKBN en in 2001 werd een Werkgroep Standaardisering samengesteld. Inmiddels hebben de Vlaamse kunstbibliotheken zich aangesloten en is dit initiatief uitgegroeid tot een gezamenlijk standaardiseringsproject van het OKBN en het Overleg Kunsthistorische Bibliotheken Vlaanderen. De OKBN-werkgroep Standaardisering werkt hierin samen met de Werkgroep Automatisering van het OKBV.

Doel

Inhoud richtlijn

De Richtlijn gegevensverwerking kunst(historische) bibliotheken Nederland en Vlaanderen zal in eerste instantie voorschriften bevatten over de structuur van de databases t.b.v. de bibliografische beschrijving, richtlijnen betreffende de gegevensverwerking van tentoonstellingen, veilingen en collecties en voorschriften betreffende de invoer van gegevens.

Ook zullen voorschriften worden gegeven voor de te gebruiken bronnen voor de inhoudelijke ontsluiting en wordt er gedacht aan het creëren van nieuwe bronnen, zoals een nieuwe standaard voor instellingsnamen. Onderzocht moet worden wie of welke instantie deze nieuwe thesaurus zal opzetten c.q. onderhouden.

Werkwijze

Fases

1. Opsporingsfase

Het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens over bestaande standaards en richtlijnen.

Het onderzoeken van bestaande standaards en richtlijnen op de bruikbaarheid en in hoeverre zij toereikend zijn, met name voor wat betreft tentoonstellings-, veiling- en collectiegegevens.

2. Ontwerpfase

Het formuleren van voorstellen voor aanvulling van bestaande standaarden.

Het zonodig opstellen van nieuwe richtlijnen.

3. Promotiefase

Het promoten van de voorstellen voor aanvulling bij de organisaties die deze standaarden onderhouden.

Het promoten het gebruik van en het creëren van een zo groot mogelijk draagvlak voor de richtlijn bij de leden van het OKBV/OKBN

Prioriteiten en planning

Meer informatie

• Namen en adressen
• Bronnen en oriëntatie