Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland Werkgroep Calamiteitenplanning

Vragenlijst huisvesting en bescherming van bibliotheekmaterialen

Deze vragenlijst wil bijdragen aan de bewustwording bij bibliotheekmanagers en -beheerders van de potentiële risico's in bibliotheken (leeszalen en depots). De lijst kan worden gebruikt bij een inventarisatie en/of analyse van risico's en ten behoeve van de verbetering van de veiligheid van bibliotheekcollecties, -personeel en -bezoekers. De lijst is gebaseerd op House and protection of library resources. Questionnaire van CAVAL (Co-operative Action by Victorian Academic Libraries) en is naar eigen inzicht aangepast en aangevuld door de Werkgroep Calamiteitenplanning van het OKBN.

Bibliotheekgebouw algemeen

1. Is de bibliotheek de enige afdeling die hier is ondergebracht, zo niet welke andere afdelingen zijn hier gehuisvest?
2. Hoeveel procent van het gebouw beslaat de bibliotheek?
3. Wat is het aantal verdiepingen boven het maaiveld?
4. Wat is het aantal ondergrondse verdiepingen?
5. Hoeveel uitgangen zijn er per verdieping/ruimte?
6. Zijn er nooduitgangen?
7. Zijn deze (nood-)uitgangen gemarkeerd?
8. Zijn de deuren automatisch vergrendeld?
9. Gaan deze deuren open in geval van (brand)alarm?
10. Welke alarmsystemen zijn toegepast (brand- en rookmelders, inbraakdetectie, waterdetectie)?
11. Waarmee staat het alarmsysteem in verbinding (meldkamer instelling, politie, brandweer)?
12. Welke blusmiddelen zijn aanwezig?
13. Worden de alarmsystemen en blusmiddelen geregeld gecontroleerd?
14. Zijn er medewerkers aangewezen voor de ontruiming van het pand?
15. Is er een ontruimingsinstructie?
16. Hebben de medewerkers een EHBO diploma?
17. Waarmee is de vloer afgewerkt (bijv. hout, beton, tegels)?
18. Waarmee zijn de muren afgewerkt (bijv. glas, pleister, hout, gips)?
19. Van welk materiaal zijn de plafonds?
20. Heeft het pand ramen en welke raambedekking en/of zonwering is hier toegepast?
21. Zijn de genoemde toegepaste materialen brandwerend?
22. Op welke wijze wordt het gebouw verwarmd?
23. Welke brandstof wordt gebruikt?
24. Waar lopen de verwarmingsbuizen?
25. Zijn de ruimtes voorzien van airconditioning?
26. Kunnen de systemen eenvoudig worden stilgelegd, bijv. om te voorkomen dat rook en vuur zich door het gebouw verspreiden?
27. Waar bevinden zich de toiletten, kranen, afvoerbuizen, water- en cv-leidingen?
28. Zijn er brandbare of licht ontvlambare materialen, schoonmaakmiddelen in het gebouw aanwezig?
29. Zijn deze brandbare materialen veilig opgeborgen?
30. Zijn er etenswaren in het gebouw aanwezig?
31. Wordt het voedsel in goed afsluitende dozen etc. bewaard?
32. Worden afvalbakken dagelijks of meerdere keren per dag geleegd?
33. Is er buiten kantoortijden afval in het pand aanwezig dat ongedierte kan aantrekken?
34. Wordt de staat, het onderhoud van het gebouw regelmatig gecontroleerd op gebreken?
35. Zijn er afdoende maatregelen genomen ter voorkoming van lekkages als gevolg van verstopte dakgoten, afvoer en riolen?
36. Zijn er kritieke punten in het gebouw (bijv. ramen die onder bepaalde weersomstandigheden gaan lekken)?
37. Is het pand en de inventaris verzekerd?
38. Wat is de dekking van de verzekering?

Depots

1. Wie heeft toegang tot de depots (bibliotheekpersoneel, medewerkers, publiek)?
2. Zijn er meerdere depots?
3. Zijn deze depots verspreid over meerdere verdiepingen?
4. Zijn er depots onder het maaiveld?
5. Zijn er kostbare en onvervangbare materialen in ondergrondse depots opgeborgen?
6. Zijn de depots verdeeld in compartimenten en kunnen deze worden afgesloten?
7. Zijn er rook- en brandbarrières in of tussen de depots, zodat brandhaarden kunnen worden geïsoleerd?
8. Zijn er boeken en/of personenliften in of naar de depots?
9. Gaan deze liften automatisch open in geval van brand(alarm)?
10. Zijn er trappen in of naar het depot?
11. Zijn er deuren in of naar het depot die altijd gesloten blijven?
12. Op welke wijze wordt het depot verlicht?
13. Zijn er UV-arme lampen toegepast?
14. Is de verlichting in zones geregeld?
15. Welke wijze van opslag wordt toegepast (open opstelling, magazijnplaatsing , verrijdbare of vrijstaande kasten, wandkasten)?
16. Op welke hoogte bevindt zich de onderste kastplank?
17. Welke materialen bevinden zich in het depot (boeken, periodieken, audiovisuele materialen, microfilm, speciale collecties als tekeningen, prenten, maquettes) en hoeveel?
18. Zijn er regels voor het gebruik van het depot en voor het opbergen van boeken?
19. Is er een prioriteitenlijst ten behoeve van een eventuele ontruiming van het depot?
20. Zijn er materialen in de collectie die uniek en onvervangbaar zijn, zo ja is hier een lijst van?
21. Zijn er materialen in (permanente en/of tijdelijke) bruikleen van andere instellingen?
22. Is de collectie verzekerd?
23. Zijn de materialen in bruikleen verzekerd?
24. Zijn de boeken afzonderlijk beschermd tegen diefstal?
25. Maakt de bibliotheekcollectie deel uit van de beheersovereenkomst verzelfstandiging Rijksmusea?
26. Is de bibliotheek opgenomen in de inspectierondes van de Inspectie cultuurbezit?
27. Is een verhoogde en open vloerconstructie toegepast, zodat bij wateroverlast geen water op de vloer blijft staan?
28. Zijn er afvoerputjes in de depotvloer verwerkt?
29. Is er airconditioning en verwarming in het depot?
30. Welke gemiddelde temperatuur wordt in het depot aangehouden?
31. Hoe hoog bedraagt de relatieve luchtvochtigheid in het depot?
32. Bevinden zich waterleidingen en/of afvoerbuizen, riolering in of nabij het depot?

Leeszaal

1. Zijn er detectiepoortjes bij de uitgang van de leeszaal?
2. Is er een (video of camera)bewakingssysteem in de leeszaal?
3. Is de leeszaal vrij toegankelijk voor externe gebruikers?
4. Kunnen bezoekers vrij in- en uitlopen?
5. Is er een bezoekersregistratie?
6. Maakt de bibliotheek gebruik van een pasjessysteem voor bezoekers?
7. Wat zijn de openingstijden van de leeszaal?
8. Is er een garderobe en zijn er lockers voor (grote) tassen?
9. Zijn er mensen in de leeszaal buiten de openingstijden (schoonmakers, medewerkers)?
10. Heeft de bibliotheek bezoekersvoorwaarden?
11. Zijn deze bezoekersvoorwaarden verkrijgbaar of ergens in de bezoekersruimtes opgehangen?
12. Zijn er kopieer- en gebruiksinstructies voor bijvoorbeeld kwetsbare boeken?

Back-up procedures en beveiliging van bestanden

1. Worden regelmatig back-ups gemaakt van computerbestanden?
2. Worden deze back-ups dagelijks of meerdere malen per dag gemaakt?
3. Worden oude back-ups overschreven of worden de oude back-ups tot een week oud bewaard?
4. Worden back-ups in de computerruimte, buiten deze ruimte, of buiten het gebouw bewaard?
5. Worden back-ups bewaard in brandvrije ruimtes, kasten?
6. Worden oude besturingssystemen c.q. programma's bewaard (t.b.v. het raadplegen van oude bestanden)?
7. Worden de data die zijn weggeschreven in verouderde software gemigreerd naar nieuwe software?
8. Worden originele bestanden bewaard?
9. Is centraal geregistreerd wie de leveranciers zijn van de hard- en software?
10. Zijn er onderhoudscontracten en licentieovereenkomsten afgesloten?
11. Is er een netwerk, intranet en zo ja hoe is de beveiliging (tegen hackers en virussen) geregeld?
12. Bestaan er protocollen m.b.t. het raadplegen en wijzigen van bestanden?