Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland Werkgroep Calamiteitenplanning

Calamiteitenopvolging

Hieronder worden instructies gegeven ter voorkoming en beperking van schade als gevolg van brand, waterschade en schimmel. Daarnaast worden instructies gegeven voor het verpakken en de registratie van het te evacueren materiaal en eisen waaraan de droogruimte dient te voldoen. De aanwijzingen zijn gebaseerd op het Concept calamiteitenplan Algemeen Rijksarchief/Koninklijke Bibliotheek van Idelette van Leeuwen en Bihanne Wassink. Het concept is naar eigen inzicht aangepast en aangevuld door de Werkgroep Calamiteitenplanning van het OKBN.

Brand

Algemeen



1. Zorg eerst voor de eigen veiligheid en de veiligheid van collega's en bezoekers.
2. Waarschuw onmiddellijk de brandweer (bel 112), de beveiligingsdienst en de direct verantwoordelijken voor de collecties.
3. Voorkom dat onbevoegde personen het gebied, het gebouw, of de ruimte betreden.
4. Volg de instructies van brandweer en andere autoriteiten op. Bij brand zal schade aan de collectie pas kunnen worden vastgesteld wanneer de brandweer de plek heeft vrijgegeven.
5. Wanneer het vermoeden bestaat dat de brand is veroorzaakt door opzet en/of brandstichting, wacht dan met het betreden van het gebouw of de ruimte totdat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.
6. Wanneer het vermoeden bestaat dat bij de brand asbest is vrijgekomen, wacht dan met betreden van het gebouw of de ruimte totdat het asbest door deskundigen is verwijderd.
7. Voorzichtig bij betreden van de ruimtes! Draag beschermende kleding.
8. Let op omvallen of instorten van kasten en andere obstakels.
9. Wees bedacht op kapotte elektriciteits- en gasleidingen, schakel de elektriciteit uit en het gas af.
10. Indien in de ruimte een gaslucht hangt of een sissend geluid wordt gehoord, verlaat dan onmiddellijk het gebouw en sluit de hoofdkraan van het gas af. Maak in geen geval gebruik van lichtschakelaars en andere elektriciteitsschakelaars, om gasontploffing te voorkomen.
11. Keer niet eerder terug naar het gebouw dan dat het officieel veilig is verklaard.
12. Zorg dat roet zich niet verspreid naar andere nog schone delen van het gebouw.
13. Zet de airconditioning uit om te voorkomen dat roet zich verspreidt.

Evacuatie van verbrande boeken en ander materiaal



1. Neem zo snel mogelijk contact op met een erkend restaurator, een transporteur en eventueel met een koel- of vriesveem (indien er ook sprake is van waterschade.)
2. Zorg ervoor dat er veilig in de ruimte kan worden gewerkt; draag een stofmasker (of evt. een gasmasker), een helm en beschermende kleding.
3. Stabiliseer de situatie en zorg dat roet zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen.
4. Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet en puin in gangpaden etc.
5. Zorg ervoor dat bijvoorbeeld beroete plafondplaten niet naar beneden komen, kasten en stellingen omvallen of muren en wanden instorten.
6. Haal verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal voorzichtig weg uit de betreffende ruimte.
7. Zorg voor een schone inpakruimte.
8. Gebruik de kratten en dozen uit de noodvoorraad.
9. Pak de dozen niet te vol.
10. Bij evacuatie dient de prioriteitenlijst te worden geraadpleegd.
11. De evacuatie van materialen dient nauwkeurig te worden geregistreerd op het daarvoor bestemde evacuatieformulier.
12. Wijs een persoon aan om te registreren. Noteer de inhoud en bestemming van de doos op het evacuatieformulier.
13. Houd materiaal dat bij elkaar hoort zoveel mogelijk bijeen.

Behandelinstructies materialen met brandschade

Algemeen

• Vermijd zoveel mogelijk het beroete materiaal aan te raken. Na aanraking is roet vaak niet meer te verwijderen!
• Houd beroet en niet beroet materiaal gescheiden.
• Houd droog beroet en nat beroet materiaal gescheiden.
• Verwijder met de stofzuiger zoveel mogelijk (droog) roet voordat het materiaal wordt aangeraakt. Houd de stofzuigermond vlak boven het materiaal, echter zonder het materiaal aan te raken.
• Verpak nat beroet materiaal per stuk en laat het zo spoedig mogelijk invriezen. Laat het materiaal vriesdrogen, waarna het roet met de stofzuiger kan worden verwijderd.
• Verpak droog beroet materiaal per stuk en laat het droog reinigen.

Elektronische en magnetische informatiedragers

• Hitte en vuur zijn zeer schadelijk voor elektronische en magnetische media.
• Indien de schade meevalt volg dan de instructies zoals opgesomd onder waterschade, elektronische en magnetische media.
• Indien de schade ernstig is, er geen (goede) back-up van de inhoud is en het behoud van de data belangrijk is, schakel dan een professioneel bedrijf in of een expert om de data terug te halen en te behouden.

Zie ook:



• de andere calamiteiten: waterschade en schimmel
• het calamiteitenformulier o.a.: adressen diensten derden en noodvoorraad
• de calamiteitenopvolging: verpakken en de registratie van het te evacueren materiaal

Waterschade (handel binnen 48 uur!)

Lekkage


1. Plaats emmers en bakken om lekwater op te vangen.
2. Schakel de elektriciteit uit en het gas af.
3. Dek stellingen en kasten af met (landbouw)plastic.
4. Breng nog droge boeken in veiligheid!
5. Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk beschimmelen; dweil zo snel mogelijk het water op of pomp het weg en laat de getroffen ruimtes koelen, ventileren en ontvochtigen. Echter bij schimmelvorming beslist niet ventileren!
6. Maak nat materiaal klaar voor evacuatie, zodat het elders kan worden ingevroren.

Overstroming



1. Schakel de elektriciteit uit voor het betreden van de ondergelopen ruimte!
2. Draag beschermende kleding en veiligheidshelm.
3. Probeer het water buiten het depot te houden door het afsluiten van kieren en naden van o.a. deuren, door dichtkitten of het gebruik van absorberende kussens, zandzakken etc.
4. Water dat zich in een magazijn bevindt moet eruit worden gepompt. Dit kan door de brandweer worden gedaan, maar bij een grootschalige overstroming zullen (ook) pompen moeten worden gehuurd.
5. Minder dan 10 cm water kan worden verwijderd met waterstofzuigers, dweilen etc.
6. Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk beschimmelen; laat de getroffen ruimtes koelen, ventileren en ontvochtigen.
7. Stop met ventileren als schimmelvorming optreedt.

Evacuatie van natte boeken en ander materiaal


1. Neem zo snel mogelijk contact op met een erkend restaurator, een transporteur en een koel- of vriesveem.
2. Zorg ervoor dat er veilig in de ruimte kan worden gewerkt; draag beschermende (regen)kleding, een veiligheidshelm en rubber laarzen.
3. Wees erop bedacht dat boeken veel vocht kunnen opnemen en in water kunnen opzwellen. Door de toename van het gewicht kunnen stellingen en kasten uit elkaar worden gedrukt en omvallen. Stabiliseer kasten daarom en zie erop toe dat niet alleen de onderste planken worden ontruimd waardoor de kast topzwaar wordt.
4. Breng droog materiaal zo spoedig mogelijk in veiligheid.
5. Zorg voor een schone, droge inpakruimte.
6. Gebruik de kratten en dozen uit de noodvoorraad.
7. Bij evacuatie dient de Prioriteitenlijst te worden geraadpleegd.
8. De evacuatie van materialen dient nauwkeurig te worden geregistreerd op het daarvoor bestemde Evacuatieformulier.
9. Wijs een persoon aan om te registreren. Noteer de inhoud en de bestemming van de doos of het krat op het evacuatieformulier.
10. Houd materiaal dat bij elkaar hoort zoveel mogelijk bijeen.
11. In (plastic) kratten kan het materiaal van elkaar worden gescheiden met siliconen papier. Wanneer kartonnen dozen worden gebruikt dient het materiaal te worden verpakt in plastic zakken. Deze zakken worden niet gesloten.
12. Plaats de boeken zo veel mogelijk staand in de doos of krat.
13. Teveel boeken op elkaar in een doos of krat kan tot beschadiging van de onderste boeken leiden. Stop de dozen daarom niet te vol: nat materiaal is zwaar!
14. Scheidt nat van vochtig materiaal.

Behandelinstructies materialen met waterschade

Boeken

• Natte boeken moeten binnen 48 uur worden ingevroren, vochtig materiaal (materiaal dat binnen 48 uur droog is) kan aan de lucht drogen.
• Zet vochtige boeken met harde kaft opstaand onder een hoek van 90° open neer en laat ze drogen aan de lucht. Leg boeken met een slappe kaft of papieren omslag open neer, met de rug naar beneden.
• Leg natte boeken vlak neer op een schoon oppervlak Schiet niet meer dan 20% van het boek door met absorberend materiaal en vervang dit van tijd tot tijd.
• Probeer natte boeken niet te openen!
• Probeer aan elkaar klevende boeken of bladzijden niet te scheiden!
• Pers geen water uit de boeken!
• Spoel vuil geworden natte boeken met een zachte straal koud en schoon water af. Houd hierbij het boekblok gesloten.
• De volgende materialen mogen niet worden gespoeld: open of gezwollen banden; perkamenten banden; leren banden; fragiele materialen, brittle books.
• Vries een teveel aan boeken binnen 48 uur in, gewikkeld in folie in stevige kratten. Maak de kratten niet te vol.
• Houd leren en perkamenten banden apart van de andere banden.
• Houd kostbare en zeldzame werken apart en zorg dat deze met voorrang worden geconserveerd en gerestaureerd.
• Houd kunstdrukpapier nat tot aan het invriezen, laat het niet (gedeeltelijk) drogen.
Papier
• Laat losse vellen nat of vochtig papier vlak aan de lucht drogen. Schiet ze door met absorberend materiaal en vervang dit van tijd tot tijd.
• Vouw geen losse vellen uit! Nat papier scheurt zeer snel!
• Probeer aan elkaar klevende vellen papier niet te scheiden!
• Vries een teveel aan materiaal in. Schiet het materiaal per vel door met siliconenpapier of stapel het met folie, leg ze in stevige kratten en vries ze in.
• Nat papier mag niet onbeperkt worden gestapeld. Maak de stapels niet dikker dan 5 centimeter.
• Houd kunstdrukpapier nat (met schoon en koud water) tot aan het invriezen, laat het niet (gedeeltelijk) drogen.
• Leg nat plano materiaal apart en in kleine stapels (van max. 5 cm dik) en doe ze per stuk in een open plastic zak of schiet er siliconenpapier tussen. Laat in het uiterste geval het materiaal met lade en al invriezen.
Foto's films en dia's
• Behandel nat geworden foto's voorzichtig. Raak nooit het oppervlak van de foto aan!
• Leg geen vloeipapier op de beeldlaag van de foto.
• Verwijder eventuele hoezen of lijsten. Bewaar echter wel alle informatie.
• Spoel indien nodig met koud (schoon) water.
• Laat foto's aan de lucht drogen, bijvoorbeeld met plastic knijpers aan een lijn, of met de beeldlaag naar bovenop (niet afgevend) absorberend papier. Zorg ervoor dat de foto's elkaar niet raken.
• Laat een teveel aan materiaal: ofwel invriezen (verpak de foto's apart in folie of polyester hoesjes): ofwel in een container met koud, schoon water liggen waaraan een flinke scheut formaline is toegevoegd (echter niet langer dan 48 uur!) Laat ze daarna aan de lucht drogen.
• Laat fotoalbums in z'n geheel invriezen en vriesdrogen.
• Vries glasnegatieven NIET in! Laat ze los van elkaar drogen.
• Haal nat en/of vuil geworden dia's uit de raampjes (bewaar de raampjes i.v.m. informatie die erop staat vermeld) en spoel ze met koud water. Laat de dia's drogen, hang ze bijvoorbeeld met behulp van een opengebogen paperclip door filmtransportgaatjes aan een waslijn. Als het om (te) grote hoeveelheden gaat die niet onmiddellijk (aan de lucht) kunnen worden gedroogd, verpak ze dan in plastic zakjes waaraan een paar druppels formaline is toegevoegd en vries ze in.
• droog microfilms aan de lucht. Indien dit niet mogelijk is de films in koud water houden en naar een filmlaboratorium sturen om te worden gespoeld en gereinigd.
Elektronische en magnetische informatiedragers algemeen
• Gebruik geen stofzuigers in de buurt van elektronische en magnetische media. Gebruik een lange stofzuigerslang zodat de stofzuiger zelf niet in de buurt van het materiaal hoeft te komen.
• Gebruik geen magnetische gereedschappen.
• Gebruik geen chemische schoonmaakmiddelen om de materialen te reinigen.
• Gebruik geen haardrogers om de media te drogen.
Magnetische tapes
• Draag (schone) handschoenen.
• Voorkom krassen op de band.
• Voorkom dat nat en vuil geworden tapes uitdrogen. Vuil uit het water zal aan de tape vastkoeken en kan niet of nauwelijks meer worden verwijderd.
• Spoel voorzichtig met gedistilleerd water op kamertemperatuur.
• Video's en films kunnen enkele dagen in schoon water worden bewaard.
• Gebruik een kleine hoeveelheid zachte en bleekvrije zeep of afwasmiddel om eventuele olie en vet van de tapes te verwijderen.
• Indien er sprake is van schimmelvorming, isoleer de besmette tapes en laat de reiniging van de tapes over aan een professionele restaurator.
• Vries de tapes niet in.
• Droog de tapes na reiniging aan de lucht.
• Maak kopieën na reiniging.
• Maak bij het kopiëren regelmatig de aandrijving en de opname- en weergavekoppen schoon, ter voorkoming van beschadiging van de apparatuur.
(Geluids)cassettes
• Banden met een cassette als omhulsel hebben minder kans op beschadiging.
• Voorkom dat een kapotte cassette de band beschadigt. Vervang een kapotte cassette.
• Indien de band in de cassette is vervuild haal dan de band uit de cassette en spoel deze af met schoon, lauw water.
• Let wel: haal de band niet van de spoel!
• Leg de band op vloeipapier om aan de lucht te drogen.
• Plaats de band na drogen terug in de cassette en maak een kopie.
Grammofoonplaten
• Grammofoonplaten die langdurig aan water zijn blootgesteld kunnen meestal niet worden behouden.
• Het reinigen van onbeschadigde, maar vervuilde grammofoonplaten moet worden overgelaten aan experts.
• Draag witte katoenen handschoenen bij het hanteren van grammofoonplaten.
• Hanteer grammofoonplaten aan de randen.
Harddisks
• Breng harddisks zo snel mogelijk in veiligheid. Beschadigde harddisks kunnen afhankelijk van de aard van de schade mogelijk niet worden behouden. Laat het herstellen en terughalen van de data op beschadigde harddisks over aan deskundigen.
Diskettes
• Verwijder het omhulsel en leg de diskette in schoon, gedestilleerd water.
• Droog de diskette af met een niet pluizende handdoek
• Plaats de diskette terug in een nieuw omhulsel (gebruik hiervoor desnoods een oude of andere diskette, zolang die maar schoon en droog is) en kopieer de diskette.
Compact disks
• Hanteer de CD(ROM)s aan de randen.
• Voorkom beschadiging, krassen van de beschreven zijde (onderzijde van de disk zonder tekst.)
• Verwijder zand en ander (schurend) vuil met behulp van gedistilleerd water.
• Reinig de (beschreven zijde van de) CD(ROMS)s met behulp van een zachte, droge doek die niet pluist. Werk hierbij vanaf het midden van de disk in een rechte lijn naar de rand. Reinig de CD(ROM) nooit in een cirkelvormig beweging!
• Droog de CD(ROM)s aan de lucht.

Zie ook:

• Droogruimte
• de andere calamiteiten: brand en schimmel
• het calamiteitenformulier: o.a. adressen diensten derden en noodvoorraad
• de calamiteitenopvolging: verpakken en de registratie van het te evacueren materiaal

Schimmel

1. Schimmelgroei na waterschade kan al binnen 48 uur optreden!
2. Vochtig en halfnat materiaal beschimmelt het snelst.
3. Actieve schimmel is wollig, slijmerig, niet actieve schimmel is vaak droog en poederig.
4. Schimmel is vaak het eerst zichtbaar op zijkanten/randen van boeken of tussen platten en schutbladen.
5. Schimmels zijn ongezond! Draag handschoenen, beschermende kleding en een fijn stofmasker (P3), desnoods een gasmasker.
6. Bij schimmelvorming beslist niet ventileren!
7. Houd beschimmeld en niet beschimmeld materiaal gescheiden.
8. Om schimmelvorming te voorkomen moeten materialen zo snel mogelijk worden ge(vries)droogd. Wanneer dit niet binnen 48 uur kan moeten de materialen worden ingevroren.
9. Eenmaal beschimmelde boeken moeten ook worden ingevroren, dan wel ontsmet d.m.v. gammastraling.
10. Verwijder droge schimmelsporen d.m.v. stofzuigen met een speciale stofzuiger voorzien van een HEPA-filter.
11. Voordat gereinigde boeken terug worden geplaatst dienen de kasten waar de schimmelexplosie zich heeft voorgedaan te worden gedesinfecteerd.
12. Houd de gereinigde boeken een poos in de gaten om eventuele nieuwe schimmelvorming tijdig te kop in te drukken.

Zie ook:

• de andere calamiteiten: brand en waterschade
• het calamiteitenformulier: o.a. adressen diensten derden en noodvoorraad
• de calamiteitenopvolging: verpakken en de registratie van het te evacueren materiaal

Verpakken

1. Kies een schone en droge ruimte om de materialen ordelijk in te kunnen pakken.
2. Laat één persoon nauwkeurig registreren wat waarin is ingepakt en waar het naar toe moet.
3. Gebruik lage dozen en kratten.
4. Pak dozen en kratten niet te vol!
5. Stop niet allerlei soorten materiaal bij elkaar.
6. Gebruik bij nat materiaal siliconenpapier of plasticzakken om te voorkomen dat alles aan elkaar vastkleeft of -vriest.
7. Verpak zware boeken plat of met de rug naar beneden.
8. Leg de grootste boeken onderin de doos of krat. Voorkom kromtrekken door grote formaten niet te laten uitsteken boven kleinere formaten!

Zie ook:



• het calamiteitenformulier: noodvoorraad

Registratie evacuatie

1. Maak etiketten in tweevoud. Op deze etiketten moet de volgende informatie staan:
   • Volgnummer
   • Nummer magazijn / depot
   • Kastnummer / planknummer
   • Signatuur eerste en laatst stuk
2. Plak één etiket op de doos of het krat en het andere op het evacuatie formulier.
3. Alle dozen en kratten moeten worden voorzien van een sticker van de instelling met adres.
4. Wanneer de dozen en kratten moeten worden geëvacueerd, moet aan de volgnummers de plaats van bestemming en de vervoerder worden toegevoegd.

Zie ook:



• het calamiteitenformulier: noodvoorraad

Droogruimte

1. Kies en schone, droge ruimte om materialen aan de lucht te laten drogen
2. Gebruik geen haardrogers om de materialen te drogen!
3. Plaats (regelbare) ontvochtigingsapparaten in de ruimte en zet ze aan op de hoogste stand.
4. Wijs een persoon aan die de ontvochtigers controleert en die regelmatig het waterreservoir leegt.
5. Houd de temperatuur van de ruimte zo laag mogelijk, vermijd echter (te) grote temperatuurverschillen.
6. Plaats (regelbare) ventilators in de ruimte en zet deze aan. Waak ervoor dat materialen niet verwaaien en beschadigen.
7. Plaats (kunststof) rekken en/of tafels, overtrek ze met plastic en dek ze af met absorberend papier dat niet afgeeft. Vervang het papier regelmatig om te voorkomen dat de materialen het vocht opnieuw opnemen
8. Houd beschimmeld materiaal buiten deze ruimte, isoleren voorkomt verdere besmetting!