p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie,
Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland
| Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland |
|
Morgen begint de conferentie en vandaag krijgen we een via de e-mail geboekte rondleiding door het Ennis-Brown House (1924) van Frank Lloyd Wright. De ligging van het huis, aan Glendower Avenue op een van de heuvels bij het Griffith Park in East Hollywood, is werkelijk schitterend, vanuit het huis heb je een prachtig uitzicht op LA.
 |
Het Ennis-Brown House is een van de eerste huizen dat uit betonnen blokken werd opgebouwd. Een groot deel van de blokken heeft een geometrisch patroon, kenmerkend voor de zgn. textile block huizen van Wright. Wright gebruikte een speciaal samengestelde betonmortel, gemengd met zand uit de omgeving, waardoor het huis een mooie zandstenen patina kreeg. Wright deelde een passie voor de Maya-cultuur met zijn opdrachtgevers Mabel en Charles Ennis en het Ennis-Brown House lijkt dan ook op een Maya-tempel. In 1968 werd het pand gekocht door August O. en Marcia Brown en in 1980 werd het pand door Brown overgedragen aan de Trust for Preservation of Cultural Heritage die nu bezig is met de restauratie. Het exterieur van het huis is in een deplorabele staat. Door een aardbeving is een deel van de buitenmuur ingestort. Daarnaast heeft het huis vochtproblemen in het beton. Door de buitenkant met verf te impregneren heeft vorige eigenaar heeft getracht het proces te stoppen, maar het middel bleek erger dan de kwaal. Het beton kan niet meer ademen, waardoor het vocht in het beton opgesloten blijft en de metalen staven die de blokken bijeenhouden worden aangetast. Bovendien is door de schilderbeurt het oorspronkelijke karakter van het huis verloren gegaan, maar gelukkig is niet het hele huis met de verf behandeld. Ook in het interieur zijn de zandsteenkleurige betonblokken toegepast. In de woonkamer heeft Wright voor boven de haard een prachtige glasmozaïek met Wisteria bloemen ontworpen. Overal zijn zijn beroemde glas-in-lood ramen aangebracht en ook is er een originele Wright keuken. Het Ennis Brown House is alleen op afspraak te bezoeken, zie: http://www.ennisbrownhouse.org/tours/tour_index.html Aansluitend naar het Lovell Health House (1934) van architect Richard Neutra gelopen, een groot huis gebouwd uit staal en beton dat helaas niet voor publiek toegankelijk is. In Palm Springs zullen we zijn beroemde Kaufmann House bezoeken (zie woensdag 4 april). | |
 |
||
|
’s Ochtends de Los Angeles Public Library bezocht.Deze Central Library is gehuisvest in een monumentaal pand uit 1926 van architect B. Goodhue en grenst aan een fraai ingericht parkje met waterpartijen en beeldhouwwerken dat veel mensen trekt.
 |
In april 1986 werd deze bibliotheek getroffen door een grote brand die een groot deel van de collectie verwoestte (zie ook Ask ARLIS sessie Disaster planning). De Central Library bezit een van de belangrijkste onderzoekscollecties op het gebied van de beeldende kunst van het westen van de Verenigde Staten, waaronder veel kunstenaarsboeken. In het gebouw is tevens een galerie voor moderne kunst van Getty gehuisvest, dat nu een expositie heeft van Chicano-Latino kunstenaars, zie: http://www.lapl.org/exhibits/influence_identity.html. Het interieur van de bibliotheek doet klassiek aan, met rechte houten stoelen en tafels. Op verschillende plekken in het gebouw zijn moderne kunstwerken aangebracht, zie: http://www.lapl.org/central/art_n_arch.html |
De collectie is in open opstelling op Dewey geplaatst. In de centrale hal bij de hoofdingang staan vier computers waar bezoekers direct na binnenkomst snel (staand) de website van de LAPL (http://www.lapl.org) en de catalogi kunnen raadplegen. Op de afdelingen zelf kan behalve de catalogus ook het internet (na reservering) worden geraadpleegd. Vanzelfsprekend wordt er veel gebruik gemaakt van de internetfaciliteiten. De LAPL heeft een belangrijk historisch foto-archief dat via de website toegankelijk is gemaakt: http://catalog.lapl.org/collection_info.html.
Erg leuk vond ik is een zgn. Popular Library op de begane grond met boeken over actuele onderwerpen en recente aanwinsten, bestsellers, lichtverteerbare literatuur, audio books,video’s, nieuwe afleveringen van populaire tijdschriften en zgn. grote-letter-boeken. De Public Library heeft een leuke kadowinkel met een beperkt boekenaanbod, met onder andere door de auteur gesigneerde romans en een selectie architectuurboeken (ik kocht er een fraai geïllustreerd boek over de architectuur van LA).
Workshop Applying added value: accessing visual information through the use of structured vocabulariesDe workshop werd geopend door Patricia Harpring met haar lezing: Categories for the description of works of art and other standards. Applying data standards to improve access to online resources In haar inleiding ging Harpring in op de vraag wat een informatiestandaard inhoudt, de redenen om gebruik te maken van standaards en wat een standaard effectief maakt. Vervolgens werden de typen informatiestandaards behandeld en enkele voorbeelden van standaards uitgewerkt.
Informatiestandaards zijn richtlijnen die door alle partijen worden geaccepteerd en die bijdragen aan een consistente dataverwerking. Informatiestandaards zijn fundamenteel voor een efficiënte uitwisseling van informatie en essentieel voor de terugvindbaarheid, retrieval van informatie. Standaards verhogen de kwaliteit, betrouwbaarheid en consistentie van informatie en bevorderen de compatibiliteit van informatiestructuren. Ze dragen tevens bij tot het behoud van data op de lange termijn (een standaard datastructuur vereenvoudigt immers de migratie naar nieuwe systemen). Wil een standaard effectief zijn dan moet deze algemeen worden geaccepteerd (en niet van boven opgelegd) en moet er consensus over bestaan. Standaards moeten duidelijk zijn omschreven, moeten goed zijn gedocumenteerd, en dienen regelmatig te worden geëvalueerd en geactualiseerd om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften en eisen van de tijd. Tevens moet zijn voorzien in training en instructie in het gebruik van de standaard. Er zijn algemene technische standaards, bijv. SGML, professionele, disciplinegebonden standaards, zoals de Museum Documentation Association Data Standard en richtlijnen voor bijv. de objectregistratie, zoals CDWA (Categories for the Description of Works of Art, zie: http://www.getty.edu/research/institute/standards/cdwa/).
Vervolgens werd aan de hand van de CDWA ingegaan op het principe van metadata (voor een introductie zie: http://www.getty.edu/research/institute/standards/intrometadata/index.html). CDWA wordt gesponsord door Getty en CAA (College Art Association) en is samengesteld door de Art Information Task Force (AITF). Hierin zitten kunsthistorici, museum en visual resource professionals en bibliothecarissen. De CDWA bevat (sub)categorieën van informatie voor het beschrijven van kunstobjecten en materiaal, het bevat richtlijnen voor data structure (velddefinities), data content (regels voor catalogisering en syntax) en data value (specificeert vocabulaires die dienen te worden gebruikt als AAT, ULAN, TGN, ICONCLASS). CDWA geeft een uitputtende datastructuur, waaruit naar behoefte kan worden geput. Het kan worden gebruikt als leidraad bij het ontwikkelen van nieuwe objectinformatie- en registratiesystemen en voor de evaluatie c.q. beoordeling van bestaande systemen. De CDWA behelst zowel de kunstwerken en culturele objecten zelf (uit alle periodes en geografische gebieden) als de visuele vastlegging ervan in foto’s, dia’s, digitale beelden en video’s.
CDWA is ook gebruikt als richtlijn bij het samenstellen van andere data structure standaards:
Harpring gaf aanbevelingen voor “mapping” tussen lokale velden en standaards, ter verbetering van de retrieval, zoekacties door verschillende databases en ter bevordering van data sharing. Als voorbeeld werd de mapping tussen de Getty Research Library Photo Archive en de VRA Core 2.0 (standaard van de Visual Resources Association) getoond. Eerst werden de data geanalyseerd, vervolgens werden equivalenten gezocht (bijv. het veld “Artist name” in GRLPA is “Creator” in VRA Core 2.0) en de verschillen bepaald. Tenslotte werden de equivalente velden vervangen door de velden uit de VRA Core. Harpring raadt aan verschillende standaards met elkaar te vergelijken en afhankelijk voor welk doel je de standaard wilt gebruiken een keuze te maken. Sommige standaards zijn veelomvattend, andere bevatten een minimum aan categorieën gericht op een bepaald vakgebied. De VRA Core heeft 28 categorieën, speciaal gericht op visuele bronnen, terwijl CDWA er maar liefst 225 heeft. VRA Core is gebaseerd op CDWA, maar voegt sommige data samen in een veld, waarvoor CDWA verschillende velden heeft. Mapping is tevens een goede gelegenheid de data in lokale bestanden op te schonen en invoerprocessen beter te structureren. Wanneer verschillende mensen invoeren en wanneer bij de invoer geen of verschillende richtlijnen werden gehanteerd, kunnen de gegevens in de bestanden inconsistent zijn. Ook komt het voor de lokale databasestructuur niet in alles voorziet en hierdoor gegevens zijn ingevoerd in velden die hier niet voor waren bestemd.
Getty heeft voor mappings zgn. Crosswalks ontwikkeld: http://www.getty.edu/research/institute/standards/intrometadata/3_crosswalks/index.html. Informatie over andere standaards:
Aansluitend gaf Patricia Harpring een Introduction to the Getty Vocabularies. Het Getty Vocabulary Program bevat de volgende onderdelen:
Aanvankelijk werden deze vocabulaires apart ontwikkeld, sinds 1997 worden ze gezamenlijk en op dezelfde manier beheerd en onderhouden. Getty werkt hierin samen met tal van professionals afkomstig uit musea, bibliotheken, archieven en universiteiten. De structuur en inhoud zijn gebaseerd op standaards als ISO en CDWA. De Getty Vocabularies zijn gestructureerde vocabulaires van termen en andere informatie gerelateerd aan kunst, architectuur en materiaal, zijn indexeertalen en zijn applicatie onafhankelijk. Ze bevatten namen van personen, instellingen, geografische namen, objectnamen, iconografische thema’s. Bovendien zijn er verschillende relaties tussen termen aangebracht:
Jennifer Goodell gaf een presentatie van de Art & Architecture Thesaurus (AAT), de Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) en de Union List of Artist Names (ULAN).
De Art & Architecture Thesaurus(AAT) is een gestructureerde vocabulaire van 125.000 termen, die wordt gebruikt voor het beschrijven en catalogiseren van objecten, architectuur, tekstuele en visuele bronnen, en materialen. Er is geen limiet in periode of geografie, maar inhoudelijk richt de huidige AAT zich met name op de westerse wereld, van de Klassieke Oudheid tot heden. Niet de term staat in een AAT record centraal, maar het concept, het begrip. Zo kan een term meerdere betekenissen hebben (homoniemen) en kunnen er meerdere termen bestaan voor een begrip (equivalente relaties). Het bestaan van equivalente relaties maken een krachtige retrieval mogelijk. Een van de termen wordt aangeduid als de voorkeursterm(descriptor). Wanneer de AAT wordt gebruikt als “controlled vocabulary”, dan moeten voorkeurstermen consequent worden toegepast. Echter door de automatisering is de noodzaak van een consequente toepassing voorkeurstermen achterhaald, in een online zoekactie zijn alle termen in equivalente relaties immers gelijk (ook de “Use for” termen!) Goodell gaf voorbeelden van kwesties met betrekking tot het bepalen van de voorkeursterm:http://www.ukoln.ac.uk/dlis/z3950/defin.html
De descriptor of voorkeursterm is de term die het meest algemeen wordt gebruikt (in algemeen wetenschappelijke literatuur) om het concept aan te duiden. Voor objecten wordt de meervoudsvorm aangehouden, materialen worden in enkelvoud aangeduid. Voor processen, technieken en functies wordt een zelfstandig naamwoord (of gerund = zelfstandig werkwoordsvorm, eindigend op “ing”: sketching) gebruikt. De AAT structuur is multi-lingual, maar er zijn, naast leenwoorden uit bijv. het Frans en de Brits-Engelse varianten (aangeduid met “UK”), nog geen andere talen in de AAT opgenomen. In Spanje, Italië en Nederland zijn initiatieven genomen om aan de AAT equivalente vocabulaires te ontwikkelen.
De AAT is niet naar onderwerp of discipline ingedeeld, maar kent de volgende zeven facetten van abstract naar concreet:
De AAT bevat tevens zgn. “guide terms”, geplaatst tussen haken: < >, die de navigatie door de AAT vereenvoudigen en die een logische onderverdeling maken binnen de hiërarchie. Deze guide terms worden echter niet gebruikt voor het indexeren. Bijv.: Sculpture:
<sculpture by form> totem poles
<sculpture by material> bronzes etc.
Onderverdelingen kunnen zijn: medium, vorm, functie, techniek en onderwerp.
De AAT is polyhiërarchisch, d.w.z. dat termen op meerdere plaatsen kunnen voorkomen. Als voorbeeld gaf Goodell de term “kapel” dat zowel een zelfstandig gebouw kan zijn en als zodanig onder Single built works wordt gerangschikt, als een onderdeel (component) van een groter geheel: kerk.
Bronnen voor de AAT zijn o.a. de BHA/RILA authorithy file, Avery Index to Periodical Literature, Royal Institute of British Architects (Architectural keywords), Chenhall’s Revised Nomenclature, LCSH (Library of Congres Subject Headings), woordenboeken, encyclopedieën, onderwerpsspecifieke reference boeken, monografieën en indexen, tijdschriftartikelen en professionals in een bepaald vakgebied. Descriptoren moeten in minstens drie bronnen worden gevonden. De bronnen moeten op hun beurt algemeen worden gebruikt door wetenschappers en beroepsuitoefenaren, moeten genoeg aanknopingspunten bieden om de betekenis van de term, de vorm en de spelling te bepalen.
In de nabije toekomst zal een nieuw systeem worden ontwikkeld en zal er een elektronisch programma beschikbaar komen voor bijdragen. De scope zal worden uitgebreid met niet-Westerse kunst.
De Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) heeft records voor 900.000 plaatsen en bevat 1000.000 namen van onder meer landen, plaatsen en streken (hierbij ook vroegere zelfstandige gemeentes die nu zijn opgenomen in een grotere plaats, verlaten plaatsen, door de zee verzwolgen eilanden) en grensoverschrijdende gebieden (Alpen). Daarnaast bevat deze vocabulaire geografische coördinaten, plaatstypen ( bijv.city, inhabited place, provincial capital, seaport, industrial center), historische gegevens en data (bijv. settled by Etruscans) en bibliografische gegevens. De structuur van de TGN is als volgt:
De inheemse naam is de voorkeursterm, waar nodig overgezet in het Romeinse schrift. Meerdere inheemse namen zijn niet uitgesloten (Cape Town, Kaapstad). Waar de inheemse term niet is te bepalen, bijv. bij continenten en oceanen is de Engelse term de voorkeursterm. Homoniemen worden van elkaar onderscheiden door notities over de context en het plaatstype.
Bronnen voor de TGN zijn atlassen, losse kaarten, geografische woordenboeken, encyclopedieën, websites, nieuwsbrieven van bijv. United Nations, communicatie met ambassades, artikelen uit dagbladen, tijdschriften, boeken over (kunst- en architectuur)geschiedenis, inscripties op en beschrijvingen van kunstobjecten.
De Union List of Artist Names (ULAN) is een gestructureerde vocabulaire van 220.000 kunstenaarsnamen en is bedoeld voor het indexeren van kunstenaars gerelateerd aan objecten, textuele bronnen, beeldmateriaal, architectuur en materialen. De dekking is wereldwijd, maar kunstenaars van West-Europese of Noord Amerikaanse afkomst zijn in de meerderheid. De scope is van de Klassieke Oudheid tot heden. Behalve individuele kunstenaars zijn ook groepen samenwerkende kunstenaars (corporate bodies) opgenomen. De focus van een record is het concept, niet de naam of term. Een record kan de volgende gegevens bevatten: de naam of namen van een kunstenaar (core gegevens), data en plaatsen van geboorte (core gegevens), de rol(len) van de kunstenaar (core gegevens), culturele of etnische afkomst, plaatsen en data van waar werd gewerkt, en sterfte, geslacht, (beeldhouwer, schilder, architect etc.), geografische locatie, relaties (bijv. leerling van), belangrijke gebeurtenissen (bijv. deelname aan Salons, tentoonstellingen), bronnen (bibliografische gegevens).
Ook de ULAN bevat equivalente relaties: grammaticale varianten, synoniemen, spellingsvarianten, andere talen (bijv. voor kunstenaars die in meerdere landen hebben gewerkt: Giambologna, Jean de Bologne), vroegere namen, omzettingen (Kalf, Willem) en namen in natuurlijke volgorde (Willem Kalf), titels, patroniemen, pseudoniemen en bijnamen. Daarnaast bevat ULAN hiërarchische relaties en associatieve relaties. Homoniemen worden van elkaar onderscheiden door notities met biografische gegevens. De voorkeursnaam is de naam die het meest algemeen wordt gebruikt, i.h.a. de inheemse naam dan wel de Engelse equivalent en eventueel getranscribeerd in het Romeinse schrift. Zelfs verkeerd gespelde namen worden opgenomen, mits ze maar algemeen verkeerd worden gespeld (t.b.v. de herkenbaarheid). Algemeen gebruikte vertalingen van namen worden opgenomen (bijv. Kicking Bear als vertaling van Mato Wanartaka) en niet-Westerse namen. Anonieme kunstenaars worden alleen opgenomen als de hand van de meester wordt herkend (bijv. Master of the Parlement of Paris). “Follower of ”, “school of ” en “attributed to” vallen buiten de ULAN.
Bronnen zijn biografische woordenboeken , encyclopedieën, standaard naslagwerken, catalogi van musea, monografieën, tijdschriftartikelen, signaturen op kunstwerken, archieven en andere niet gepubliceerde bronnen. In de toekomst zal de scope van ULAN worden uitgebreid met meer niet-westerse kunstenaars, met architectuurfirma’s en zal worden gestreefd naar een betere dekking van de westerse wereld. Patricia Harpring sprak vervolgens over Indexing for end-user access: using the Getty Vocabularies.
De terugvindbaarheid van informatie over kunstvoorwerpen en materialen wordt bepaald door de mate van indexering. Gestructureerde of gecontroleerde vocabulaires kunnen een hulpmiddel zijn bij de retrieval van informatie. Het is van belang dat voor dit doel de juiste vocabulaire wordt gekozen. Omdat niet alle termen in één vocabulaire te vinden zullen zijn, zal meestal een combinatie van vocabulaires nodig zijn (bijv. AAT, ULAN en TGN). Bovendien kunnen termen die in meerdere vocabulaires voorkomen aan elkaar worden gelinkt zodat er meer informatie beschikbaar komt voor de eindgebruiker. Er zijn termen die niet in de Getty vocabulaires voorkomen, zoals generieke en specifieke termen (dieren en planten), iconografie, museumnamen, namen van gebouwen en personen die geen kunstenaar zijn. Voor dit soort termen moet worden uitgeweken naar andere vocabulaires.
De Getty vocabulaires kunnen op twee manieren worden gebruikt: via het raadplegen van de web browsers waarop ze beschikbaar zijn en de benodigde termen te “knippen en plakken” in je eigen vocabulaire (wel de bron vermelden!), of door middel van het installeren en incorporeren van de vocabulaires in de collectieregistratie- en/of bibliotheekapplicatie. De implementatie van de vocabulaires moet wel toestaan dat er data worden toegevoegd, c.q. geactualiseerd, want vocabulaires zijn geen statische bronnen. Een oplossing hiervoor kan zijn het gebruik van unieke en numerieke ID’s, zodat het gebruikte concept in het catalogussysteem kan worden herkend.
Er bestaat geen voorgeschreven methode voor het toepassen en het gebruik van vocabulaires. Hoe specifiek en hoe diep wordt geïndexeerd is afhankelijk van de grootte en de focus van de collectie, de expertise van de catalogiseerders en van de gebruikers. Ook tijd en aantal formatieplaatsen is een factor. Sommige instellingen catalogiseren eerst alleen groepen van objecten, om in een later stadium de onderdelen te ontsluiten. Er zijn drie indexeerlagen:
Consistentie bij de invoer is belangrijk, invoerrichtlijnen zijn daarom onontbeerlijk. Er moet zo min mogelijk worden afgeweken van bestaande standaards, maar noodzakelijke aanpassingen op lokaal nivo moeten ook mogelijk zijn.
Aanbevelingen voor het gebruik van de vocabulaires als hulpmiddel bij retrieval, het implementeren van verschillende retrieval strategies:
Murtha Baca vervolgde de sessie met “Metadata and vocabulary tools for art and material culture information: Issues of end-user access.” Baca behandelt twee aspecten in de ontsluiting: de terugvindbaarheid van de webpagina op het (enorme en ongeordende) World Wide Web en de interne toegankelijkheid van de webpagina op zich.
In tegenstelling tot wat veel mensen denken bestaan er wel degelijk metadata voor het World Wide Web: de title HTML tag en de description en keyword metatags maken het vinden van bronnen op het web en zoekacties via zoekmachines efficiënter en meer accuraat. Helaas maken nog te weinig kunstmusea en ander instellingen hier gebruik van in hun webpagina’s, wat de terugvindbaarheid van de site niet bevorderd.
Wat betreft de toegankelijkheid van informatie binnen een website merkt Baca op dat veel mensen of instellingen een digitalseringsproject op het internet starten zonder zich eerst goed te informeren (“as if they were blindfolded”). Een succesvol digitaliseringsproject moet thematisch zijn afgebakend, moet zowel inhoudelijk als technisch deskundig worden voorbereid en begeleid. Professionele catalogisering en gebruik van gecontroleerde vocabulaires zijn noodzakelijk en tenslotte moet er aandacht zijn voor zaken betreffende het copyright.
Metadata mapping maakt een geïntegreerde toegang tot verschillende bestanden mogelijk (bibliotheek-, archief-, museumbestanden). Er bestaat geen “one-size fits-all metadata standaard, er moet per discipline gekozen worden voor verschillende metadatasets, i.p.v. de data in een metadata-container te forceren die hier niet voor is bestemd. M.a.w. voor de bibliotheek wordt een andere set gebruikt dan voor objectregistratie. Door de sets te mappen, bijvoorbeeld in Dublin Core, kan er dwars door alle bestanden worden gezocht.
Baca geeft een (extreem) voorbeeld van hoe het niet moet: MOAC (Museums and the Online Archive of California http://www.bampfa.berkeley.edu/moac/), een “grab bag” van digitale beelden, verstoken van enig kritisch onderscheid, beheer en gecontroleerde vocabulaires. Wel probeert het project gebruik te maken van een metadata standaard, echter van de verkeerde: EAD (Encoded Archival Description) dat werd ontworpen voor intacte verzamelingen archiefmateriaal met een algemene provenance. MOAC tracht EAD te gebruiken voor museale collecties, waarvoor het dus niet geschikt is. Doordat de museale data in een format worden gegoten dat hier niet voor is bestemd, is de informatie slecht toegankelijk en onbruikbaar voor de eindgebruiker. Verder is de content van het project niet afgebakend, maar willekeurig, is er geen aantoonbare deskundigheid aanwezig, mist het materiaal elke vorm van organisatie, bestaat het catalogiseren in de meeste gevallen uit niet meer dan een “dump of dirty data”, wordt er geen gebruik gemaakt van gecontroleerde vocabulaires en is het onduidelijk hoe het copyright is geregeld.
In een ander project, AMICO (Art Museum Image Consortium) wordt er wel goed gebruik gemaakt van metadata, maar is er geen sprake van een consistente catalogisering, noch van enig gebruik van gecontroleerde vocabulaires. Ter illustratie een zoekactie in AMICO op “van Gogh” (1 treffer) en op “Gogh” (35 treffers). De aan AMICO deelnemende musea indexeren de werken van Van Gogh onder “Gogh, Vincent van”. Door het ontbreken van een gecontroleerde vocabulaire waarbij “van Gogh” wordt gelinkt aan de omgezette vorm “Gogh, Vincent van” wordt het ene record met de naam in natuurlijke volgorde niet gevonden. Op de Getty website daarentegen kan zelfs op verkeerd gespelde namen worden gezocht (zoekpagina http://www.getty.edu/search/). Na een zoekactie op Lissitsky i.p.v. Lissitzky wordt toch de webpagina: http://www.getty.edu/research/tools/digital/lissitzky/ gevonden.
De Getty Photo Study Collection draagt bij aan de ULAN, echter naamsvarianten maken geen deel uit van de zoekfunctionaliteit in de PSC database. Zoeken op “Giovanni Bologna” (als naamsvariant op “Giamologna”, prefered term in de ULAN) geeft geen resultaat in deze database: http://www.getty.edu/research/tools/psc/. Een zoekactie op de (ULAN prefered) term “Giambologna” geeft daarentegen geen resultaat op de site van de Metropolitan Museum of Art, op “Giovanni da Bologna” evenmin. “Giovanni Bologna” geeft hier wel resultaat.
Door middel van het tonen van de hiërarchische structuur van thesauri als de AAT kunnen gebruikers worden geholpen bij het preciseren van hun zoekactie. Vaak weten gebruikers alleen een overkoepelende term, de hiërarchie kan ze leiden naar de juiste, meer specifieke aanduiding voor het object, onderwerp waarnaar ze op zoek zijn. Veel digitale beeldbanken, zoals AMICO maken geen gebruik van vocabulaires of enig andere manier van onderwerpsontsluiting. Gebruikers zijn aangewezen op keyword searches op de hele tekst of alle records, waardoor in het zoekresultaat veel “ruis”optreedt. Ook worden relevante records hierdoor niet gevonden. In de Getty Provenance Index daarentegen kan per veld heel specifiek worden gezocht. Veel informatie in GPI is niet in het Engels. ICONCLASS fungeert hier als een soort kunsthistorisch Esperanto, zodat gebruikers die de vreemde taal niet beheersen toch de juiste informatie kunnen vinden.
Resumerend: om te voorkomen dat je eindgebruikers informatie missen, is het gebruik van standaard vocabulaires meer dan noodzakelijk. Alle naamsvarianten worden op die manier gevonden. N.B. onder eindgebruikers worden ook webgebruikers verstaan. Gebruikers die de bestanden via het web bezoeken kunnen niet persoonlijk worden bijgestaan bij het plegen van een zoekactie. Met name deze groep van gebruikers worden ontmoedigd nog verder gebruik te maken van de bestanden als ze niets vinden. Het kiezen van geschikte metadata schema’s is essentieel voor informatie over kunst en materialen. Metadata elementen zijn ineffectief als ze niet zijn voorzien van de geschikte gecontroleerde vocabulaires.
Aanbevelingen:
Voor een introductie in metadata: http://www.getty.edu/research/institute/standards/intrometadata
Veranderingen in ruimtegebruik.
Redenen voor uitbreiding van ruimte kunnen zijn:
De laatste 10 jaar is er een enorme toename in de hoeveelheid informatie. Steeds meer mensen zijn gebruik gaan maken van informatie en produceren op hun beurt weer nieuwe informatie. Informatie verschijnt niet alleen meer op papier, door het gebruik van andere formaten en media worden andere eisen gesteld aan de ruimte. Ontwikkelingen gaan heel snel en niet alles is te voorzien. Flexibiliteit van ruimtes is een van de hoofdeisen geworden.
Het verwachtingspatroon van gebruikers van informatie is ook veranderd. Van bibliotheken wordt verwacht dat zij hun catalogi op het internet beschikbaar stellen, het raadplegen op afstand zal toenemen en daarmee ook het gebruik van de bibliotheek. Boeken die niet via de online catalogus zijn ontsloten worden niet gevonden en hierdoor niet of nauwelijks meer geraadpleegd.
Gebruikers stellen andere eisen aan de faciliteiten in een bibliotheek, ze willen bijvoorbeeld hun eigen computers kunnen gebruiken. Daarnaast is er steeds meer behoefte aan instructie omdat het opzoeken van informatie steeds gecompliceerder is geworden. Informatie op het internet heeft een gebrek aan authority, iedereen kan op het internet publiceren. Verkeerd gebruik van informatie heeft soms ernstige gevolgen, denk maar aan ondeskundige medische adviezen op het internet. Gebruikers moeten worden geïnstrueerd in het gebruik van informatie op het internet.
De impact van digitalisering is enorm, gedigitaliseerde documenten kunnen breed worden verspreid en nemen aanzienlijk minder ruimte in dan de hard copy. Uit conserveringsoogpunt kiezen veel bibliotheken ervoor hun originelen te bewaren. Soft- en hardware verouderen immers snel. Wel wordt doorgaans het aantal exemplaren dat wordt bewaard teruggebracht. Veel documenten worden eerst verfilmd op microfilm, want dit medium heeft een grote duurzaamheid.
De betere toegankelijkheid van informatie heeft geleid tot een toename van het aantal gebruikers van bibliotheken. Museumbibliotheken werkten voorheen alleen voor interne gebruikers, tegenwoordig hebben deze bibliotheken hun service uitgebreid en zijn nu ook voor externe bezoekers toegankelijk. Groepsbezoeken zijn toegenomen, met name van scholieren, studenten en onderzoekers. Deze bezoekers vragen om ruimte om in groepsverband te kunnen werken.
Bouwvoorschriften zijn in de loop der jaren gewijzigd en ook de voorschriften betreffende de veiligheid en beveiliging van gebouwen. Bij het samenstellen van een Programma van Eisen voor een verbouwing is het daarom aan te bevelen dat eerst wordt gekeken waarvoor het gebouw oorspronkelijk werd gebouwd, welke voorschriften er toen golden, welke veranderingen in de loop der jaren hebben plaatsgehad (bijv. toename van personeel en als gevolg daarvan verlies aan ruimte) en in hoeverre de huidige behoeftes afwijken van het oorspronkelijke plan en waardoor het huidige gebouw niet meer voldoet.
Planning
Ruimteplanning is lange termijnplanning, neem daarom in je PvE een periode op van minimaal 20 jaar. Denk hierbij aan de verwachte groei van de collecties, de beschikbare budgetten, een toe- of afname van het gebruik van (onderdelen) van de collecties en het veranderende beleid van de instelling waaronder de bibliotheek opereert. Neem in je PvE een gedetailleerde beschrijving op van de verschillende typen ruimtes die je denkt nodig te hebben en geef per ruimte aan hoeveel vierkante meters je nodig hebt: nettovloeroppervlak + 25% voor entree, circulatie, ramen, deuren, muren etc. Gebruik per ruimte een invulformulier met hierop de naam van de ruimte (ontvangstruimte, leeszaal, depot), de functie, personeel/supervisie (welke + aantallen), faciliteiten, relatie tot andere ruimtes, de gewenste atmosfeer, verlichting en klimaatbehandeling, beveiliging. Soms is het aan te bevelen, bijv. bij nieuwbouw, extra ruimte te creëren en die leeg te laten. Probeer echter te voorkomen dat anderen die ruimte gaan claimen.
Wacht niet met plannen van nieuwe depotruimtes totdat de depots vol zijn. Hierdoor wordt voorkomen dat collecties steeds moeten worden verplaatst of tijdelijk elders moeten worden ondergebracht, dit kost tijd! Het management moet inzien dat de bibliotheek een belangrijk onderdeel van de instelling is, van vitaal belang is voor bijvoorbeeld het onderzoek en de voorbereiding van tentoonstellingen, en dat deze niet goed kan functioneren als er onvoldoende ruimte is om alle taken naar behoren te kunnen uitoefenen. Druk dit desnoods uit in kosten. Begroot bijvoorbeeld hoeveel tijd, mankracht en geld het kost om collecties steeds te verplaatsen.
Bedenk verschillende opties en geef voor- en nadelen, zeker als het management geneigd is altijd de goedkoopste optie te kiezen.Probeer bij nieuwbouw of uitbreiding van de bibliotheek zoveel mogelijk te voorkomen dat je moet sluiten, zodat de continuïteit van de dienstverlening blijft gewaarborgd.
Uitstraling
Probeer bij nieuwbouw vooraf te bedenken welke imago je de bibliotheek wil geven, wat is de eerste indruk van de bezoeker als hij of zij de bibliotheek binnenkomt. Lucker gaf een aantal voorbeelden van hoe het niet moet: bijv. toiletten bij de hoofdentree of veel trappen voordat je in de leeszaal terechtkomt. Bij binnenkomst hoor je boeken te zien en studieruimtes.
Het gebouw moet uitnodigend zijn en helder, maar niet trendy van kleur of inrichting. Het creëren van aantrekkelijke ruimtes verhoogt de algemene kwaliteit van de bibliotheek. Maak bijvoorbeeld themapresentaties van bibliotheekmateriaal of hang (foto’s van) kunstwerken op.
Depot
Een kunstbibliotheek heeft naar verhouding meer boeken in folioformaat dan andere bibliotheken. Kunstbibliotheken (in de VS) plaatsen in het algemeen niet op grootte, maar op onderwerp, waarbij de onderste plank wordt gereserveerd voor foliobanden die staand worden geplaatst. Dit kost veel ruimte want niet ieder onderwerp heeft oversized banden, waardoor veel planken leeg blijven. Lucker raadt aan de grote formaten apart op te bergen. Overigens kunnen in Amerikaanse kasten de boeken gemakkelijk worden doorgeschoven naar de andere kant, want vanwege aardbevingsvoorschriften worden bibliotheekkasten hier niet geschoord. Het hoogste boek bepaalt de hoogte van een plank. In kunstbibliotheken krijg je slechts 6 planken in een kast, in plaats van de gebruikelijke 7. Boeken worden steeds dunner, verschijnen steeds vaker in paperback dan in harde kaft, maar tentoonstellingscatalogi worden steeds dikker.
Neem steekproeven van verschillende materialen in de collectie en bepaal hoeveel ruimte je per materiaalsoort nodig hebt. Archiefdozen kunnen beter op planken worden geplaatst die hiervoor zijn ontworpen dan op bibliotheekplanken (boekenplanken worden zwaarder uitgevoerd en nemen meer ruimte).
Compact shelving is in veel gevallen de meest geschikte methode van opbergen, maar hiervoor moeten wel speciale bouwkundige maatregelen worden getroffen. Compactuskasten zijn twee keer zo zwaar als gewone, vaste kasten. Bij nieuwbouw moet hiermee rekening worden gehouden, bij bestaande bouw moeten de ruimtes verticaal en horizontaal worden versterkt. Bij voorkeur moet het hele gebouw op compactuskasten worden afgestemd, zodat ruimtes die oorspronkelijk niet voor dit doel worden ingericht, in de toekomst wel kunnen worden gebruikt als depotruimte.
Studieruimte
Voor openbare bibliotheken is 5 zitplaatsen per 1000 inwoners de standaard. Voor universiteitsbibliotheken is 15-20% van het totaal aantal studenten de norm. Voor museumbibliotheken is er geen algemene richtlijn voor het aantal benodigde zitplaatsen. Museumbibliotheken hebben naar verhouding voor opslag meer ruimte nodig dan voor bezoekers. Wel maken bezoekers van kunstbibliotheken minder economisch gebruik van ruimte, ze raadplegen veel boeken tegelijk en veelal boeken van groot formaat. Het is daarom aan te bevelen grote tafels neer te zetten met weinig stoelen.
Lucker raadt aan te kijken naar de huidige capaciteit, of die voldoende is. Onderzoek hoe je bezoekers nu gebruik maken van de bibliotheek, vraag hen wat ze wel en niet goed vinden aan de huidige situatie, wat er ontbreekt, of er rustig kan worden gewerkt of dat de ruimte te gehorig is, of er behoefte is aan (meer) aparte studieplekken, of juist aan ruimtes waar gezamenlijk kan worden gewerkt. Houd enquêtes en onderzoek of je bezoekers op de hoogte zijn van alle mogelijkheden die de bibliotheek biedt. Onderzoek wie gebruik maken van de bibliotheek en ook: wie niet. Maken de bezoekers uitsluitend gebruik van bibliotheekmateriaal of brengen ze eigen materiaal mee om in de leeszaal rustig te kunnen werken.
Maak een onderscheid in studieruimtes en leesruimtes. Bijv. een leeshoek bij de tijdschriften en kranten met comfortabele stoelen (lounge seating) en een serieuzere aankleding van studieruimtes. N.b. zorg dat er zo weinig mogelijk verkeer is in de studiezaal. Individuele studieplekken zijn duur, zeker als deze met een deur kunnen worden afgesloten. Er moet bijvoorbeeld in iedere ruimte airco zijn. Het voordeel van afsluitbare cabines is privacy en veiligheid. Er zijn ook andere, goedkopere oplossingen te bedenken waarbij mensen de indruk wordt gegevens een aparte plek te hebben, zonder dat er cabines zijn. Bijvoorbeeld door het creëren van plekken waar de bezoekers apart aan een tafel kunnen zitten, eventueel voorzien van boekenplanken en/of afsluitbare kasten.
Wanneer je slechts een ruimte hebt dan moet deze over de verschillende functies worden verdeeld. Groepen (meestal 4 tot 6 personen) moeten bij voorkeur in een aparte ruimte kunnen worden geplaatst, maar houd hier wel toezicht op.
Gebruik duurzaam meubilair dat goed tegen een stootje kan. Behalve dat het meubilair er aantrekkelijk uit moet zien, moet het ook functioneel zijn (stoelen moeten goed zitten). Gebruik geen hoogglans materialen, om schittering te voorkomen. Wanneer het budget dit toelaat maak dan gebruik van speciaal ontworpen en op maat gemaakte kasten i.p.v. standaard in de handel verkrijgbare meubilair.
Toegankelijkheid en logistiek
De verschillende voorzieningen moeten dusdanig worden geplaatst dat de gebruiker er zelf zijn weg in kan vinden. Allereerst moet de bezoeker de bibliotheek kunnen vinden. Hoe weet een potentiële bezoeker dat er een bibliotheek is, is dit goed aangegeven (bewegwijzering). De bibliotheek mag niet ergens weggestopt zijn en moet bovendien goed bereikbaar zijn, ook voor rolstoelgebruikers.
Zorg voor een logische organisatie van de functies die correspondeert met het gebruik ervan. Faciliteiten waarbij gebruikers instructie nodig hebben, zoals micofiche/film readers en online catalogi, moeten vlak bij het bibliotheekpersoneel worden gesitueerd.
De lay-out van de ruimte moet helder zijn en vooral in grotere instellingen zijn plattegronden van vitaal belang. Zo hoort de uitleenbalie bij de hoofdingang. Combinaties van informatie- en uitleenbalies (reference and circulation) blijken in de praktijk goed te functioneren. One-desk service is immers duidelijker voor bezoekers. Er is een tendens om een ict helpdesk concept toe te voegen aan de reference functie. De grens tussen de drager en de inhoud vervaagt. Naslagwerken en andere veelgebruikte materialen en online terminals dienen dicht bij de informatiebalie te worden gesitueerd. Het bibliotheektechnisch personeel moet dicht bij de plaats waar de materialen binnenkomen worden gehuisvest, bij voorkeur bij de postkamer.
Bewegwijzering
Zorg voor een logische en (terminologisch) consequente bewegwijzering. Breng lagen aan in de informatie en zorg, zodat sommige aanduidingen meer aandacht krijgen dan andere. Maak gebruik van korte aanduidingen, heldere symbolen, een duidelijk lettertype en een goede toonzetting: “the tone should be appropiate for promoting good public relations”. De aanwijzingen moeten van algemeen naar specifiek worden gegeven. Voorkom redundantie en een overload aan bordjes en informatie. Plaats de bewegwijzering op zgn. beslispunten in het gebouw: bij de ingang van de bibliotheek, bij liften, trappen, aan het einde van een gang. De borden moeten in verhouding zijn met de architectuur van de ruimte. Stem kleur en materiaal af op het interieur. Wanneer de situatie in de bibliotheek wordt gewijzigd, vergeet dan niet de bewegwijzering aan te passen. De borden moeten eenvoudig zijn te monteren en zo flexibel zijn dat veranderingen eenvoudig kunnen worden uitgevoerd.
Toegankelijkheid van informatie
De complete reference bibliotheek bestaat niet meer, gebruikers kunnen niet meer voor 100% worden bediend middels de eigen collectie. Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van collecties die zich elders bevinden en die door middel van interbibliothecair leenverkeer worden bevraagd of die online beschikbaar zijn. Houd hier rekening mee.
Extra aandacht moet worden besteed aan de ontsluiting van collecties die in depots buiten de bibliotheek zijn ondergebracht en die niet voor het publiek toegankelijk zijn. Deze zgn. off site storage kan tot een slechtere toegankelijkheid leiden, want gebruikers kunnen niet browsen door de hier opgeslagen materialen. De toegankelijkheid van deze collecties kan worden vergroot door bijvoorbeeld de inhoudsopgaven van de boeken te scannen en beschikbaar te stellen. Collecties die niet frequent worden gebruikt, zoals oude periodieken, dissertaties en archiefmateriaal (dat per doos kan worden opgeslagen en ontsloten) komen in aanmerking om off site te worden opgeborgen. Veelgebruikt materiaal dient direct bij de hand te zijn en mag niet elders worden opgeslagen (tenzij de bewaarcondities in de off site depots beter zijn, zoals dat bij het VGM het geval is).
Beveiliging
Bij de inrichting van bibliotheken moet ook aandacht worden besteed aan de beveiliging van bibliotheekmaterialen en aan de persoonlijke veiligheid van personeel en bezoekers. Museumbibliotheken zijn veelal niet beveiligd, maar bezitten wel veel kostbaar materiaal. Sommige beveiligingssystemen geven problemen bij het gebruik van metalen kasten in de ruimte. Het gevoel dat de bibliotheekmaterialen goed zijn beveiligd zal bibliotheekbezoekers ervan weerhouden materialen mee te nemen dan wel te beschadigen. Supervisie van bibliotheekpersoneel is hierbij onontbeerlijk.
Met behulp van videocamera’s kunnen afgelegen ruimtes en bijvoorbeeld dienstingangen in de gaten worden gehouden. Ook in de leeszaal kunnen camera’s worden toegepast, maar bij video-opnames is wel de privacy van bezoekers in het geding.
Voor de brandveiligheid wordt het gebruik van sprinklersystemen aangeraden. Vroeger werd er gebruik gemaakt van zgn. wet systems, waarbij de leidingen onder druk bleven staan. Risico’s op lekkage en besproeien bij vals alarm waren groot. Tegenwoordig zijn er droge systemen op de markt die zijn voorzien van een hittesensor.
Hoorbare en zichtbare alarminstallaties moeten door het hele gebouw worden aangebracht.
Er moeten voldoende nooduitgangen worden gecreëerd en die moeten ook als zodanig herkenbaar zijn. Deze nooduitgangen moeten zijn verbonden met de meldkamer, zodat de bewaking kan zien dat een deur wordt geopend. Noodverlichting moet worden aangebracht, inclusief de trappenhuizen.
Klimaat
Voorkom grote verschillen, schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid. In de praktijk is gebleken dat hoe lager de temperatuur des te langer het papier behouden blijft. Iedere verlaging van de temperatuur met 5 graden betekent een verdubbeling van de levensduur van papier. Doorgaans hebben bibliotheken een temperatuur van gemiddeld 20 tot 24 ºC. In Amerika zijn depots gebouwd waarin de temperatuur constant op 55 ºF (ca. 13 ºC) wordt gehouden.
Vocht heeft een grote invloed op de levensduur van papier. Als de relatieve luchtvochtigheid te hoog is dan versnelt de verzuring van papier en krijgen schimmels en bacteriën een kans. Bij een te lage luchtvochtigheid verdroogt het papier. Voor papier is een relatieve luchtvochtigheid van 40 tot 50 % aan te bevelen, voor leren banden is dat 45 tot 55 %.
Door luchtverontreiniging en ozon wordt papier ook aangetast. Ozon wordt geproduceerd door onder meer elektrostatische filtersystemen die soms worden toegepast in aircosystemen. Filters van fiberglas zijn veelal afdoende, voor depots met kostbare werken worden actieve koolstoffilters aanbevolen. Luchtfilters moeten eenvoudig kunnen worden vervangen c.q. schoongemaakt.
Thermostaten moeten zodanig worden geplaatst dat ze niet worden gehinderd door meubilair. Ook moeten maatregelen worden genomen zodat deze niet door bezoekers of personeel zelfstandig kunnen worden bediend.
Let erop dat de inblaasopeningen van de airco geen tocht veroorzaken.
Licht
Daglicht in bibliotheken is belangrijk, niet alleen voor bezoekers, maar ook voor personeel. Daglicht alleen is niet voldoende, met name het personeel dat de hele dag in het pand verblijft moet de mogelijkheid hebben naar buiten te kijken. Voor ons misschien vanzelfsprekend, maar ik heb bijvoorbeeld in de bibliotheek van Getty (800.000 boeken en 113 formatieplaatsen) veel werkplekken (cubicles) gezien waar het personeel niet naar buiten kon kijken.
Bibliotheken hebben twee soorten kunstlicht nodig: een algemene verlichting en een werkplek verlichting. Voor de algemene verlichting moeten centrale schakelpanelen dicht bij de ingang worden gemaakt, zodat bij het openen en sluiten van de ruimtes de verlichting in een keer aan of uit kan worden geschakeld.
Depots moeten behoorlijk worden verlicht, de TL dienen haaks op de kasten worden geplaatst alhoewel de meningen hierover verschillen, in ieder geval zodanig dat ook de onderste planken goed worden aangelicht. Door de kastplanken licht schuin te plaatsen wordt de rug van het boek beter zichtbaar en is het boeksignatuur beter leesbaar (nooit gezien, bestaat zo’n systeem?).
Ultraviolet licht is zeer schadelijk voor boeken, het zorgt voor een versnelling van de oxidatie van cellulose en daarmee het verval van papier. Licht heeft twee (zichtbare) effecten op papier: het verbleekt het papier en drukwerk en het zorgt, wanneer er houtvezels in het papier zitten, voor vergeling of verbruinen. Niet voor het blote oog zichtbaar is het proces waarbij papiervezels in steeds kleinere stukjes worden gebroken, totdat ze het papier niet meer bijeen kunnen houden. Helaas is dit proces niet omkeerbaar en zal het niet stoppen als de bron van de schade (ultraviolet licht) wordt verwijderd. Het in het donker opbergen van boeken is niet altijd mogelijk of practisch. Het is daarom aan te bevelen om boeken uit het zonlicht te houden, de ramen met ultraviolet werende folie te beplakken, dan wel gordijnen toe te passen. Gebruik ultraviolet arme lampen in vitrines e.d.
Faciliteiten
Creëer een garderobe met afsluitbare lockers waar de bezoekers hun jas en tassen kunnen opbergen. Zorg dat er een openbare telefoon in het gebouw aanwezig is.
Zorg voor voldoende toiletfaciliteiten.
Maak alle beschikbare liften in het gebouw toegankelijk voor bezoekers en zorg dat tenminste een ervan geschikt is voor het transport van meubilair en andere materialen.
Neem netwerkbekabeling, kabelgoten e.d. op in je PvE.
Akoestiek
Lees- en studieruimtes moeten worden afgescheiden van informatie- en uitleenbalies. Toiletten, garderobes, liften en trappen moeten goed bereikbaar zijn, maar moeten niet in de nabijheid van studieruimtes worden gesitueerd.
Creëer geen doorgaande routes door lees- en studiezalen en maak aparte ruimtes voor groepsstudie.
Plaats kopieerapparaten in half afgesloten ruimtes.
Maak gebruik van een vaste (antistatische) vloerbedekking en speciale geluiddempende plafondtegels.
Architect
De architect is bij voorkeur iemand die ervaring heeft met het bouwen en inrichten van bibliotheken. Maar meestal is er geen keuzemogelijkheid omdat de architect die is aangesteld voor de bouw van een museum ook de bibliotheek ontwerpt. De wensen van de bibliothecaris botsen vaak met de plannen van de architect. Het komt voor dat een architect vides of atriums plant (dit is een trend in Amerika) waar de bibliothecaris vanwege het ruimteverlies en de gehorigheid die niet wenst. Lucker: “The more eminent the architects, the less are they listening to what you say.” Een “building consultant” kan als brug tussen de opdrachtgever en architect fungeren.
’s Avonds naar de Plenary session Hollywood design: decadence, glamour, fantasy, modernism and opulence in 20th century southern California (sprekers onder andere Karen Hudson, kleindochter van architect Paul R. Williams en twee vertegenwoordigers van Christie’s). Daarna een Hollywood Gala Welcome Party met life damesband, waarvoor sommige collega’s zich wel heel uitbundig hadden uitgedost! Veel oude bekenden gezien, o.a. Karen MacKenzie, President van ARLIS/NA en Vice-President Ted Goodman die een grote tak roze orchideeën droeg i.p.v. een stropdas en die op de dansvloer de show stal.
Tom Grieves “Just enough of a good thing: using and organizing art related websites for reference resource guides and bibliographic instruction”
Veel bibliotheken gaan ertoe over voor hun klanten een bestand te bouwen van relevante websites. Er bestaan verschillende bronnen die hiervoor kunnen worden gebruikt:
Selectiecriteria voor opname van een website:
Grieves raadt aan een indexpagina op onderwerp te maken op het bestand van websites, dat verhoogt de toegankelijkheid. Voor meer informatie over het opzetten van bestanden van internetbronnen: zie de bibliografie van Grieves: http://info.lib.asu.edu/lib/hayden/ref/hum/art/artbibliography.html
Lois Swan Jones “Not enough of a good thing? Special needs for art”
Internet wordt tegenwoordig door studenten en onderzoekers als eerste bron van informatie geraadpleegd, i.p.v. de reguliere naslagwerken. Veel informatie op het internet is gratis, maar niet altijd betrouwbaar. Sites waarvoor moet worden betaald geven in het algemeen wel betrouwbare informatie, want deze worden meestal samengesteld door experts. Lois Swan Jones behandelt methoden voor het vinden van gratis informatie op het internet. Ze bepleit het ontwikkelen van zgn. Comprehensive Subject Pathfinders: studiegidsen die bibliografische data combineren met bronnen voor visuele data en links naar relevante websites.
Om op het internet informatie over een kunstenaar te vinden moeten verschillende bronnen worden geraadpleegd. Het kan hierbij gaan om biografische data, informatie over de kunstwerken (datum, materiaal, huidige locatie) en reproducties hiervan, informatie over de groep waartoe de kunstenaar behoorde of historische periode waarin hij of zij heeft gewerkt. Bronnen die hiervoor moeten worden geraadpleegd zijn:
Een bibliothecaris moet de leiding nemen in het informatiemanagement en het creëren van een zgn. subject pathfinder is een middel hiertoe. Deze pathfinder moet op het internet worden gepubliceerd zodat ook anderen dan de eigen medewerkers hiervan kunnen profiteren. Het algemeen publiceren voorkomt het herhalen van werk en informatie. Tevens is het hebben van een goede pathfinder een reclame voor het bedrijf. Selectiecriteria voor het opnemen van websites in de pathfinder betreffen de kwaliteit, de dekkingsgraad en de uniekheid van de informatie.
Linda Barnhart “Catalogs, portals, pathfinders: how should we organize web resources?”
Bij het verzamelen en ontsluiten van websites moet rekening worden gehouden met de vluchtigheid van de informatie op het net: URL’s veranderen of verdwijnen, de content van de site of webpagina kan soms snel veranderen. Houd hierbij steeds voor ogen dat elektronische bronnen zijn immaterieel zijn. En de ene internetbron is gedetailleerder dan de andere.
Barnhart legt uit wat het verschil is tussen een pathfinder en een portal. Een pathfinder is een gids met een lijst van bronnen met basis informatie (vaak inclusief papieren bronnen) op een bepaald gebied of onderwerp. Deze gids wordt gebruikt als startpunt voor verder onderzoek en bevat een lijst van links gecodeerd in statisch HTML (dit is het aanbevolen format). Het voordeel van een pathfinder is dat het relatief snel kan worden opgezet, want HTML wordt tegenwoordig door veel word processors ondersteund. Bovendien is het opzetten van een pathfinder relatief goedkoop, de benodigde software is immers vaak al in huis en het bestand kan eenvoudig intern door een of enkele medewerkers worden beheerd en aangevuld. Andere voordelen zijn het persoonlijk bezit en de persoonlijke controle op de content, de vrijheid in vormgeving en structuur. Overigens kan het persoonlijk bezit, beheer ook een nadeel zijn: de lijst met links moet voortdurend worden bijgehouden en gecontroleerd (links) door diegene(n) die de lijst beheert/beheren, een extra taak naast de gewone werkzaamheden dus. Bovendien kan er redundantie optreden wanneer er meerdere pagina’s bijvoorbeeld per onderwerp, gebied worden opgezet. Bij meerdere onderwerpen is het soms noodzakelijk een meer geavanceerd HTML programma te gebruiken (een HTML editor i.p.v. een word processor) en dat vraagt enige kennis van die software.
Een portal ofwel gateway is een database gestuurde website met een ingebouwde zoekfunctionaliteit (er zijn echter meerdere betekenissen voor het begrip portal gangbaar). De webpagina’s op een portal worden gecreëerd op basis van de onderliggende databasestructuur. Soms bevat een portal ook een nieuwsrubriek en andere services (bijvoorbeeld een online dictionaire voor computer gebruik). Een portal kan gebruik maken van gecontroleerde vocabulaires en kan volgens geldende standaards worden opgezet. Er is minder technische kennis nodig om een portal bij te houden, het actualiseren is slechts een kwestie van invullen van de velden en het beheer ervan kan worden gedeeld door meerdere medewerkers. Er is weinig of geen sprake van redundantie van gegevens, een database record kan verwijzen naar meerdere pagina’s op de portal, en informatie uit een online catalogus kan eenvoudig worden geïmporteerd. Nadelen van portals zijn de kosten van het bouwen ervan, want dit kan doorgaans niet in huis gebeuren en moet worden uitbesteed aan database experts en software designers. Ook moeten vooraf goede afspraken worden gemaakt en moet er consensus bestaan over welke informatie moet worden ingevoerd en waar. Bovendien is er in Amerika nog de kwestie van de functieverdeling tussen medewerkers: maakt het gebruik van portals van de functie van “bibliographer” geen “cataloger”? Op de lange duur is een portal wel goedkoper dan een pathfinder, voornamelijk vanwege het gemak in onderhoud en het niet of nauwelijks optreden van redundantie.
Naast pathfinders en portals kunnen websites ook via catalogi toegankelijk worden gemaakt: webcatalogi van geïntegreerde bibliotheeksystemen. Ook hier is sprake van een database driven website en worden de webpagina’s gecreëerd op basis van de onderliggende databasestructuur. Een webcatalogus integreert een diversiteit aan formats en bronnen. Voordelen van geïntegreerde webcatalogi zijn dat de methode van toegang bekend is bij de gebruikers, dat er slechts een plek is waar alle informatie is te vinden (one stop shopping). Bovendien kan het onderhoud eenvoudiger en minder tijdrovend zijn als de softwareleverancier de techniek kan leveren om links te onderhouden. Ook bij webcatalogi kan het onderhoud door meerdere personen worden gedaan, wat overigens een nadeel kan zijn als er tussen de medewerkers een verschil van opvatting bestaat over bijvoorbeeld prioriteiten. Het samenvoegen van verschillende formats en bronnen in één geïntegreerd systeem kan ook nadelen hebben. Sommige vormen van informatie laten zich niet samenvoegen: geïntegreerde bibliotheeksystemen zijn ontwikkeld voor het beheer van fysieke documenten en kunnen voor elektronische bronnen een overkill aan ontsluitingsmogelijkheden bevatten. Bovendien moet er meer energie worden gestoken in de organisatie van geïntegreerde systemen en zijn bestaande systemen hier niet altijd op berekend. Ook is de presentatie van de informatie niet altijd even flexibel als we wel zouden wensen. Webcatalogi zijn duur, zeker als voor iedere website gebruik wordt gemaakt van volledige AACR2/MARC cataloging. Daar tegenover staat dat gebruik kan worden gemaakt van de bestaande informatie-infrastructuur.
Welke systeem voor de ontsluiting van websites het meest geschikt is voor je organisatie is afhankelijk van het doel, de doelgroep en de functie van het bestand. Voor de inrichting van het bestand is het aan te bevelen de materialen in categorieën te groeperen, bijvoorbeeld naar format (bibliografieën, databases, periodical indexes etc.), geografisch gebied, periode of media. Zorg voor een consistente stijl en taalgebruik en overweeg het opnemen van annotaties, afgestemd op de gebruiker. Houd bij het opzetten van een ontsluitingssysteem op websites rekening met het feit dat de hoeveelheid sites eerder zal toenemen dan afnemen. Maak bij geïntegreerde systemen een duidelijk onderscheid tussen elektronische en niet elektronische bronnen. Voor OCLC gebruikers staan twee tools voor het creëren van geïntegreerde gateways ter beschiking: OCLC SiteSearch en OCLC WebExpress. SiteSearch voorziet in het beheer van en toegang tot verschillende elektronische bronnen in een web omgeving. WebExpress bevat wizards om een geïntegreerde toegang te creëren tot informatiebronnen en deze te groeperen en te linken. ENCompass van Endeavor en MetaLib van Ex Libris kunnen als user interface worden toegepast.
Voorbeelden van database driven websites:
Artikelen over portals:
Sarah E. Thomas, Abundance, attention, and access: of portals and catalogs, ARL Report, no. 212 (oct. 2000), pp. 1-3 http://www.arl.org/newsltr/212/portal.html
Sarah E. Thomas, The catalog as portal to the internet (paper Bicentennial Conference on Bibliographic Control for the new millennium, 15-17 november 2000) http://lcweb.loc.gov/catdir/bibcontrol/thomas_paper.html
Jerry D. Campbell, The Case for Creating a Scholars Portal to the Web: A White Paper, ARL Report, no. 211 (augustus 2000), pp. 1-4 http://www.arl.org/newsltr/211/portal.html
Through time and space: Documenting museum collecting and exhibition history on the web (deels bijgewoond)
Sprekers o.a. Jonathan Franklin, Head of collections and database management, National Gallery of Canada Library over:
“Exhibition history records at the National Gallery of Canada”
The National Gallery of Canada Library and Archives hebben een exhibition history project opgestart waarbij alle documentatie rond de tentoonstellingen van The National Gallery of Canada, van 1880 tot heden, via de online catalogus toegankelijk wordt gemaakt. Daarnaast is er een 19th century index project, waarbij een index wordt gemaakt van negentiende-eeuwse Canadese tentoonstellings- en veilingcatalogi.
Het doel van het exhibition history project is ondermeer het verbeteren van de toegankelijkheid van tentoonstellingsmaterialen: catalogi, affiches, pamfletten, zodat deze kunnen worden gebruikt voor verder onderzoek. Onderzoekers kunnen op hun beurt weer informatie aan de database toevoegen. De database is in MARC-format.
Het indexproject behelst 60.000 objecten. Zowel gegevens per werk zoals catalogusnummers, verkoopprijzen, provenances, als per tentoonstelling worden hierin opgenomen. In de nabije toekomst zal het bestand worden uitgebreid met catalogi en recensies en (vrij) toegankelijk worden gemaakt via het internet.
Tussen bovengenoemde projecten is er sprake van een zekere overlap. De systemen bestaan naast elkaar, er is geen integratie. Wel zijn er links over en weer en met het galeries collection management systeem. Er wordt wel gedacht aan een toekomstige integratie. Ook wordt er bijgedragen aan AMICO. Voor meer informatie: http://www.gallery.ca/library/research/index_e.html
ASK ARLIS 1: Be prepared, disaster planning and recovery
Sprekers: Leslie Goldstein, Branch librarian, New York Institute of technology, Romaine Ahlstrom, Head Reader Services, Huntington Library, Gretchen Karl, Head of collection maintenance, Getty Research Institute
Leslie Goldstein is de initiatiefneemster van deze sessie. Zij benadrukt in haar inleiding dat preventie alleen niet voldoende is, ook het goed voorbereid zijn op calamiteiten is onontbeerlijk. Hierbij hoort een op de eigen situatie toegesneden calamiteitenplan dat flexibel, alles omvattend en actueel is. De lezing van Leslie Goldstein komt t.z.t. full text beschikbaar op onze calamiteitensite.
Romaine Ahlstrom, voorheen werkzaam bij de Los Angeles Central Library, vertelt over de grote brand van 29 april 1986 die een groot deel van deze bibliotheek verwoestte. Ze illustreert haar relaas met schokkende dia’s, de zaal wordt doodstil.
Hoewel de brand zich op een plek in het gebouw bevond zijn door de enorme hitte die ontstond ruim 400.000 boeken verbrand. Ten tijde van de uitbraak van de brand waren geen sprinklers aanwezig in het gebouw (tegenwoordig wel en ook rookmelders). Zo’n 800.000 boeken liepen waterschade op. Warm bluswater stroomde van boven naar beneden en door smeltende microfiches ontstond een zwarte, verstikkende rook. Rook komt overal en rookschade is funest voor boeken. Om verdere schade aan de bibliotheekmaterialen te voorkomen heeft de brandweer plastic over de kasten gegooid.
De oorzaak van de brand was brandstichting. De dader is opgepakt, maar moest vanwege gebrek aan bewijs weer worden vrijgelaten. Enkele maanden later werd opnieuw brand gesticht in de muziekafdeling van de bibliotheek.
Het personeel van de bibliotheek werd tijdelijk ondergebracht in een naburig kantoorgebouw. Maar liefst 1100 vrijwilligers hebben geholpen met het in veiligheid brengen van de boeken. Deze mensen werden van eten en drinken voorzien door een naburig hotel. Om de moraal hoog te houden werden T-shirts met de tekst Pack like an Egyptian ontworpen en uitgedeeld. De mensen kregen mondkapjes om te voorkomen dat zij roet of stof zouden inademen. De boeken werden verpakt in stevige kartonnen dozen die op pallets werden gezet en met plastic werden geseald. Met een spuitbus werd op de buitenzijde het nummer van het eerste boek aangebracht. De boeken werden opgeslagen in warehouses, waar ratten en duiven de schade soms verergerden, maar doordat de materialen koel werden bewaard ontstond er geen of weinig schimmelvorming. Het heeft uiteindelijk drie jaar geduurd voordat alle materialen terug waren.
Gretchen Karl vertelt over het Los Angeles Preservation Network dat in samenwerking met de brandweer een workshop organiseerde waarin een calamiteit in scène werd gezet. De brandweer spoot een kast met boeken nat, waarna de deelnemers aan de slag gingen om de beschadigde boeken in te pakken. Nat geworden boeken kunnen flink opzwellen en zwaar worden. Daarom werden stevige plastic kratten gebruikt. Sommige boeken werden aan de lucht gedroogd, andere werden gevriesdroogd. De aan de lucht gedroogde exemplaren waren daarna nog redelijk bruikbaar, de gevriesdroogde boeken kwamen er beter uit. Van de boeken met plaatwerk die na de brand in de LA Central Library werden gevriesdroogd bleef 95% behouden. Coated paper is bij waterschade een groot probleem, voor dit soort materiaal is het koel houden belangrijk. Teflon wordt gebruikt om de bladzijden van elkaar te scheiden en om te voorkomen dat de afbeeldingen gaan kleven.
Ik heb tijdens deze sessie verteld van ons initiatief een richtlijn Calamiteitenplanning samen te stellen en heb gevraagd of ARLIS/NA ook iets dergelijks van plan is. Als antwoord kreeg ik dat dit de eerste keer is dat ARLIS/NA aandacht aan dit onderwerp aandacht besteed en dat er (nog) geen concrete plannen zijn een richtlijn samen te stellen. In Amerika is al veel gedaan op het gebied van calamiteitenplanning, maar niet specifiek voor kunsthistorische bibliotheken.
’s Middags en ’s avonds was er een ontvangst in het Getty Center. De prachtige bibliotheek (800.000 boeken, periodieken en veilingcatalogi, 2000.000 foto’s) was speciaal voor deze gelegenheid opengesteld.
In een afgesloten ruimte, waar we op verzoek werden binnengelaten, was een kleine expositie ingericht van kostbare werken, waaronder een aantal kunstenaarsboeken. Ook de restauratieafdeling was te bezoeken. De bibliotheekmaterialen staan in een open opstelling op onderwerp. Zo groot als de bibliotheek is, zo klein is de ruimte voor het personeel: iedere medewerker heeft z’n eigen cubicle: aaneengeschakelde houten hokjes met daarin een bureau, stoel, PC en een kastje. Uitzicht hebben ze niet.
Om 18.00 uur was in het Harol M. Williams Auditorium het Convocation Program, de kortste in de geschiedenis van ARLIS/NA, met toespraken van onder meer Susan Allen, Chief librarian, Getty Research Center en van Henry Hopkins, Professor, Art Department, University of California, Los Angeles, en met de jaarlijkse prijsuitreiking. De convocation werd gevolgd door een buffet in de Rotunda van het Getty Museum. Er was tevens gelegenheid de Museum galleries te bezoeken, maar ik kwam niet verder dan de eerste (maar voor mij wel meest interessante) twee zalen. Het was een bijzonder leuke avond en ik heb er veel mensen leren kennen, dankzij Floyd Sweeting van de Frick Art Reference Library, New York die zo aardig was om me aan tal van collega’s voor te stellen! Floyd overweegt een carrière in Nederland, dus wie weet kunnen we hem ooit als nieuwe collega begroeten!
’s Ochtends om 8.00 uur naar de bijeenkomst van de Museum Library Division. Deze sectie sponsort tijdens de conferentie meerdere sessies en organiseert een driedaagse workshop over art and museum librarianship. Eumie Imm-Stroukoff vertelt over de eerste bijeenkomst van de Lone ofwel Solo Librarians. Deze nieuwe groep is tijdens deze conferentie opgericht en is bedoeld als platform voor de uitwisseling van ervaringen van vakgenoten die in hun eentje een bibliotheek beheren. Ken Soehner vertelt over de toekomstplannen van de sectie: de Division wil informatie gaan verzamelen over onder ander de mission statements van haar leden, politics for professional development, collection management and development policies, off site storage, access and lending policies. Doel: “to set standards of excellence” ten behoeve van benchmarking van je bibliotheek. Iedereen kan profiteren van die informatie en het voorkomt het opnieuw uitvinden van het wiel. De Museum Library Division zal een belangrijke rol spelen in de organisatie van de conferentie van ARLIS/NA en VRA in St. Louis in 2002.
’s Middags de Membership luncheon bijgewoond met een lezing van Dr. Janet R. Fireman, Curator and Chief of History, Natural History Museum of Los Angeles County
Reconstructing Modernism: research and documentation of Los Angeles Architectural Masterworks
Sprekers: Michael Darling, Ass. Curator Museum of Contemporary Art, Los Angeles, James M. Steele, Associate Professor, School of Architecture, University of Southern California, Jeffrey M. Chusid, AIA, Director Preservation Program, University of Texas at Austin
Deze sessie gaat over het gebruik van documentatie en archiefstukken bij restauraties van gebouwen. De sessie concentreert zich op het werk van de beroemde architecten Frank Lloyd Wright, Rudolf M. Schindler en Richard Joseph Neutra, alledrie vertegenwoordigd in de stad Los Angeles en onderdeel van een aantal excursies tijdens de conferentie.
Michael Darling, “The architecture of R.M. Schindler: documenting and presenting the work of R.M. Schindler”
Het archief van Schindler (1887-1953) dat zich in Santa Barbara bevindt, bevat correspondentie en documentatie van bijna al zijn bouwprojecten. Schindler is bekend om zijn improvisaties op de bouwplaats, hij maakte slechts globale schetsen en daarom is het moeilijk te reconstrueren wat het oorspronkelijke ontwerp is geweest. Veel van zijn ontwerptekeningen, meest op vellum, zijn fragiel. Schindler heeft tijdens zijn loopbaan geen grote opdrachten gekregen, zijn werk is over het algemeen kleinschalig. Hij maakte in zijn bouwwerken vaak gebruik van goedkope materialen als gerecycled papier, board en hout, zoals in zijn beroemde Schindler-Chase House.
Dit huis, dat ik twee weken later zou bezoeken, kampt om die reden met grote vocht- en conserveringsproblemen.
Het Museum of Contemporary Art heeft een tentoonstelling ingericht over Schindler. Het ontwerp en de kleur van de inrichting van de tentoonstelling, waaraan bijzonder veel aandacht is besteed, is op diens werk geïnspireerd. 110 tekeningen en circa 100 foto’s worden geëxposeerd en een aantal schaalmodellen van door Schindler ontworpen gebouwen, gemaakt door studenten bouwkunde. Ook origineel door Schindler ontworpen meubilair wordt tentoongesteld en er is een op ware grootte gereconstrueerd strandhuisje. Na Los Angeles reist deze tentoonstelling naar Wenen en zal te zien zijn bij het Museum van toegepaste kunst.
James M. Steele, “The legacy of Frank Lloyd Wright in Los Angeles”
Architect Frank Lloyd Wright verbleef 4 jaar in Los Angeles en bouwde er 5 huizen. De experimentele bouw die Wright in deze huizen toepaste, zorgt tegenwoordig voor grote problemen bij het behoud en de restauratie. Het meest bekende huis is Hollyhock House dat vanwege een ingrijpende restauratie al een paar jaar niet toegankelijk is voor het publiek. Met dit huis, dat de elementen aarde, vuur en water vertegenwoordigt, brak Wright met de Prairie House Style. Het Hollyhock House had en heeft ook nu nog een enorme impact op andere architecten, bijv. op Frank Ghery. Het Hollyhock House heeft een houten constructie bedekt met pleister, het lijkt op een betonnen gebouw, maar dat is het dus niet. Het gebouw dreigde de heuvel af te glijden en moest om die reden worden gesloten voor restauratie. Voor de restauratie van het gebouw werd gebruik gemaakt van een foto- en documentatie-archief dat wordt beheerd door Taliesin Wisconsin, de voormalige studio van Wright. Dit archief was tot in de jaren 80 van de vorige eeuw gehuisvest aan de Wilshire Blvd. in Los Angeles. Vanwege het ontbreken van goede documentatie van Hollyhock House verlopen de restauraties uiterst moeizaam. De tekeningen van Wright zijn schetsmatig en afmetingen worden hierin meestal niet gevonden. Inmiddels zijn met behulp van de computer nieuwe tekeningen gemaakt.
Een ander huis van Wright in Los Angeles, het Ennis Brown House, heeft veel te lijden gehad van aardbevingen en van vochtproblemen. De documentatie van dit huis is te vinden in de zgn. Wasmuth portfolio’s, maar ook hier zijn de tekeningen weer schetsmatig en incompleet. Hetzelfde geldt voor het Storer House dat onlangs door een particulier werd gerestaureerd dat tijdens mijn verblijf in LA voor circa $4 miljoen werd verkocht.
Jeffrey M. Chusid “Reading the documents of Southern California Modernism”
In 1924 bouwde Wright het Freeman House, een van zijn kleinste ontwerpen. Zoals bij de meeste gebouwen van Wright is de entree klein en laag en kom je via een trap in een grote centrale hal annex woonruimte met hoog plafond en met een prachtig uitzicht op de stad. Over twee etages zijn hoekramen aangebracht, een bekend element in Wrights ontwerpen. Architect Schindler heeft enige tijd in dit huis gewoond en heeft er zijn eigen toevoegingen aangebracht. Problem bij de restauratie van dit pand was de kwestie of deze toevoegingen moesten worden bewaard. Schindler had bijvoorbeeld een door Wright ontworpen tafel “verbouwd” tot koffietafel. Een kabinet in dit huis bleek oorspronkelijk een keuken te zijn geweest. Het Freeman huis valt al uit elkaar sinds Wright het bouwde. Het is opgebouwd uit 11.000 blokken in 54 varianten. Restaureren van de blokken is duur, vervangen door recontructies is een optie, maar dan is het huis niet meer origineel. Bronnen van het Freeman huis zijn in bezit van Wrights kleinzoon Eric.
Bij restauraties als bovengenoemde zijn originele bronnen onmisbaar. Niet alleen gedetailleerde tekeningen zijn nodig, maar ook notities, correspondentie en foto’s. Ook kan gebruik worden gemaakt van de herinneringen van anderen, al is dit de meest onbetrouwbare van de genoemde bronnen. “Documented proof” is daarom uiterst belangrijk.
’s Avonds de exhibition bezocht, o.a. mijn sponsor van vorig jaar Dror Faust van Puvill Libros opgezocht en de silent auction bijgewoond. Zowel de leden van ARLIS/NA als de leveranciers die op de tentoonstelling stonden hadden spullen ingebracht voor deze veiling. De opbrengst hiervan zal worden gebruikt voor een nieuw fonds voor conferentiesprekers die geen lid zijn van ARLIS/NA.
Deze sessie werd gesponsord door de Cataloging Section en de Museum Libraries Division.
Ondanks dat er veel overlap is in functionaliteit ontwikkelen collectieregistratiesystemen en bibliotheeksystemen zich min of meer onafhankelijk van elkaar. Ik had hoge verwachtingen van deze sessie, maar helaas werd er niet of nauwelijks gesproken over het integreren ofwel koppelen van (volwaardige) bibliotheek- en collectieregistratiesystemen. De sessie ging meer in op de vraag waar een instelling rekening mee moet houden in de beslissing of een bibliotheeksysteem moet worden aangekocht dan wel een collectieregistratiesysteem, of dat er twee aparte systemen moeten komen die via een zoekinterface tegelijkertijd doorzoekbaar worden gemaakt. Mogelijk heeft dit iets te maken met het MARC format dat door Amerikaanse bibliotheken wordt aangehouden.
Elizabeth O’Keefe: De Pierpont Morgan Library gebruikt voor haar hele collectie een bibliotheeksysteem, Endeavor Voyager. De collectie bestaat uit 50.000 zeldzame boeken, 1300 Middeleeuwse manuscripten, 13.000 historische manuscripten, 7.000 tekeningen, 6.000 prenten en ook archiefmaterialen, waaronder correspondenties. Het hoofdbestanddeel van de collectie is dus tekstueel, maar ook museaal. Omdat er veel overlap was in de indexering van de verschillende deelcollecties (bijv. dezelfde auteursnamen die steeds terugkomen) werd gekozen voor de integratie van de verschillende collecties in een pakket en wel een bibliotheekpakket. Het materiaal is echter te specialistisch om te worden ontsloten door cataloguers en om die reden moesten de conservatoren zich het MARC format eigen maken.
Nancy Allen raadt aan voor de ontsluiting van de museale collectie een voor dit doel ontwikkeld collectieregistratiesysteem te gebruiken die aan de standaards voldoet en gebruik maakt van controled vocabularies.
Andere criteria zijn:
Naast bibliotheek- en collectieregistratiesystemen wordt er door musea tegenwoordig gebruik gemaakt van een derde systeem: visual image systems. Nancy Allen pleit voor een naadloze (zoek)interface tussen de drie systemen en vindt dat de leveranciers met elkaar in gesprek moeten gaan om dit te realiseren.
Daniel Starr: Een museumbibliothecaris moet proberen zo vroeg mogelijk aan het automatiseringsproces deel te nemen: gebruik je expertise en verbreed je blik van bibliotheekstandaards naar museumstandaards.
Het Metropolitan Museum gebruikt maar liefst 8 verschillende databases, collection management systems die niet zijn geïntegreerd. Wel wordt gebruik gemaakt van één softwarepakket. Om de work flow te verbeteren worden de verschillende systemen via een webinterface aan elkaar gekoppeld, zodat wel in alle systemen tegelijk kan worden gezocht (maar dit voorkomt niet dat er dubbel moet worden ingevoerd). In de toekomst zal deze webinterface ook beschikbaar komen voor het publiek.
Classroom Odyssee: teaching adventures in the art library and cyberspaceBibliotheekinstructies aan gebruikers zijn door de vlucht van de media aan verandering onderhevig, dat geldt voor alle soorten van kunstbibliotheken. Sprekers afkomstig uit verschillende kunstbibliotheken: museumbibliotheek, universiteitsbibliotheek en een bibliotheek van een kunstopleiding bespraken verschillende wijzen van benaderen van dit onderwerp.
Maya Gervits: “Course-integrated instruction in the art library”
Maya Gervits ziet een in de opleiding, cursus geïntegreerde bibliotheekinstructie als de oplossing voor het aanreiken van veel informatie. Course integrated instruction wordt toegesneden op de behoeften, op een bepaald onderwerp dat in de studie wordt behandeld. Het geeft de studenten een beter inzicht in de aard van de cursus en de mogelijkheid te concentreren op specifieke aan het onderwerp gerelateerde bronnen. Het interdisciplinaire karakter van de cursus zorgt ervoor dat de studenten worden geïntroduceerd in een variatie aan informatiebronnen, zowel elektronisch als op papier. Gervits gaf hiervan een voorbeeld: aan de hand van de Eiffeltoren wordt de studenten getoond welke bronnen er zijn en op welke manier de Eiffeltoren kan worden bestudeerd: in de literatuur, de kunst, mode of film.
Christina Gjertsen “Instruction in the art and design school library”
Naast een formele bibliotheekinstructie worden bij de Sophie and Adam Gimbel Library twee maal per week rondleidingen gegeven. Deze library tours worden op een vaste tijd gegeven en kunnen door iedereen en zonder inschrijving worden bijgewoond. Middels flyers wordt hiervoor reclame gemaakt. Er worden faculty seminars gegeven in een computerlab en om nieuwe studenten vertrouwd te maken met de bibliotheek worden zgn. targeted classes gegeven. Docenten worden door het bibliotheekpersoneel benaderd om hun klassen in de bibliotheek te brengen. Er komt veel repons hierop en bovendien krijgen de bibliotheekmedewerkers steeds vaker verzoeken om gespecialiseerde, op een studieonderdeel afgestemde instructies. Het maakt veel uit of de studenten wel of niet de instructie in bibliotheekgebruik hebben bijgewoond, studenten die dat wel hebben gehad behalen over het algemeen betere resultaten.
Lauren Lessing “From member to curator: tailoring instruction for the spectrum of museum library patrons”
Museumbibliotheken hebben een interne en een externe gebruikersgroep. De gebruikers van de Ryerson and Burnham Libraries bestaan voor 63% uit museumstaf (conservatoren en onderzoekers), voor 26% uit leden van het museum, museumbezoekers en studenten van de Universiteit van Chicago (info pass members). Conservatoren zijn geschoolde onderzoekers, maar zijn doorgaans niet thuis in de informatiewetenschap. De bibliotheek zorgt voor intructies voor het vinden van bronnen, bijvoorbeeld ten behoeve van het provenanceonderzoek. Het instrueren van externe gebruikers vraagt doorgaans meer tijd omdat de benadering vaak individueel is. Het is daarom ook verleidelijk om deze gebruikers van pasklare antwoorden te voorzien, maar het is beter om aan de hand van de gestelde vraag meteen een bibliotheekinstructie te geven. Wel kunnen studenten als groep worden benaderd, hiervoor worden instructies op maat gegeven. Het komt wel voor dat docenten hun studenten zonder enige kennisgeving vooraf met een opdracht de bibliotheek insturen (komt ook veel voor in onze museumbibliotheken). Het is daarom van groot belang dat museumbibliothecarissen contacten leggen en onderhouden met docenten van universiteit en hogeschool.
Sinds de introductie van de nieuwe web based catalogus, worden voor medewerkers workshops gegeven om hen vertrouwd te maken met de nieuwe zoekmethoden. De workshop wordt per afdeling gegeven zodat de instructie kan worden afgestemd op de gebruikers. Een groot probleem is het motiveren van de medewerkers om te komen, sommigen denken alles wel te weten en te kunnen. Laura Lessings motto: “By researching a work of art you add value to this work of art, and to yourself, because you know more about that work of art.”
Het is een fabeltje dat het geven van instructies je uiteindelijk werk uit handen neemt, want door de workshops en de instructies wordt er beter en meer gebruik gemaakt van de bibliotheek.
Miguel Juarez, “Developing an online teaching portfolio to assess teaching”
Juarez was voorheen reference librarian en in die functie heeft hij een zgn. “teaching portfolio” samengesteld. Een teaching portfolio kan de volgende informatie bevatten:
Een teaching portfolio kan worden gebruikt voor zelf-evaluatie, om discussies met collega’s aan te gaan en het helpt je bij het verbeteren van je kwaliteiten als docent. Bovendien kan je met behulp van de portfolio je activiteiten promoten en kan het bij sollicitaties dienen als bewijs van je kunnen als docent. De online teaching portfolio van Miguel Juarez is te vinden op: http://www.library.arizona.edu/users/juarezm/TeachingPortfolio.html
Contemporary native American art: challenges for artists, curators, scolars, librarians and educators
Ik heb vanwege het overlappen van deze sessie met de hierboven genoemde slechts een spreker gehoord: Paul Apodaca (Navajo) Assistant Professor Chapman University
Paul Apodaca, “The role of the native artist in the 21th century”
Op verzoek van Navajo-indiaan Paul Apodaca is de volgorde van de sprekers van deze sessie veranderd, omdat het volgens de gewoonten van zijn volk onbeleefd is te spreken voordat de gastheer heeft gesproken. Deze conferentie vindt plaats in California, vandaar dat hij pas zal spreken nadat de afgevaardigden van de volken uit California hun zegje hebben gedaan. Apodaca is curator geweest van het American Indian Art, Bowers Museum en is nu adviseur van de Smithsonian Institution, National Museum of the American Indian, een nieuw museum dat in 2002 zal openen. Ook is Apodaca zandschilder.
Apodaca noemt het museum “the place of the sacred spirit”. Om een collectie goed te kunnen beheren moet je iets afweten van de voorwerpen die je onder je hoede hebt. De Navajocultuur kent strenge regels, wijk je hiervan af dan lig je eruit. Native kunstenaars maken gebruik van bronnen uit de eigen cultuur, onder meer de informatie die ze doorkregen van hun(voor)ouders. Tegenwoordig worden ook wel bronnen gebruikt van buiten de eigen cultuur, bijvoorbeeld Europese kunst. Native artists hebben te maken met competitie, het zoeken naar een eigen identiteit en met de vraag van de markt, van verzamelaars: kunst moet eruit zien als indiaans, anders verkoopt het niet.
Apodaca pleit voor het opzetten van een search database speciaal voor de vragen van native artists en voor het opnemen van speciaal voor indiaanse kunstenaars bestemde subcategorieën in websites. Etnografische informatie is hard nodig, met name informatie over voorwerpen die doorgaans niet als kunstwerken worden gezien en om die reden niet is te vinden in kunstbibliotheken. Als reference librarian moet je op de hoogte zijn van de behoeften van de natives in je omgeving. Natuurlijk is dit een typisch Amerikaans thema, maar we kunnen wellicht de lijn ook doortrekken naar het multiculturele Nederland!
The Arts and Crafts Movement in Southern California
Verreweg de meest interessante (en amusante) spreker van deze afsluitende sessie was Robert Winter, Professor Emeritus, Occidental College, de gelukkige bezitter (op leeftijd) van een prachtig Arts and Crafts huis dat is betegeld met zgn. Batchelder tiles. Winter, die hiervan een echte studie heeft gemaakt, heeft de echte oude handgemaakte tegels met onder andere diermotieven in zijn huis, tegels van later datum komen uit een mal. Hij nodigt alle aanwezigen uit langs te komen om zijn huis te bezichtigen!
Edward R. Bosley, James N. Gamble Director, besluit deze laatste sessie met een diashow van The Gamble House van de architecten Green and Green.
’s Avonds is er een afscheidsreceptie in het Museum for Contemporary Art en is er gelegenheid de bijzonder goed ingerichte en gedocumenteerde tentoonstelling over architect Schindler te bezichtigen. Bij de receptie ontmoet ik Daniel Starr, die drie jaar geleden mijn bibliotheek heeft bezocht. We praten na over de sessie “Never the twain shall meet”, een sessie die veel vragen heeft opgeroepen en waarvoor ADLIB Museum in Nederland misschien een oplossing biedt, maar vanwege de MARC standaard niet in Amerika.
Palms, Sand, Sun, and Snow: Art and Architecture of Palm Springs
Naar deze dag heb ik erg uitgezien, na die geweldige, maar o zo vermoeiende conferentie: de architectuurexcursie naar Palm Springs! Deze woestijnplaats werd in 1920 ontdekt door de “rich and the famous” en sindsdien hebben tal van beroemde architecten hun stempel op Palm Springs gedrukt. De eerste stop is bij de gas station van Albert Frey, nu een galerie. Hier ontmoeten we Palm Springs architecture authority Tony Merchell die ons door de stad zal rondleiden. Het hoogtepunt van deze excursie is ons bezoek aan het fantastische Desert House van de Kaufmanns uit Pittsburgh, dezelfde opdrachtgevers als van Falling Water (Frank Lloyd Wright) in Bear Run, het huis dat ik vorig jaar heb bezocht.
Het in de jaren 90 gerestaureerde huis werd in 1947 door Richard Neutra ontworpen. Het ontwerp is strak en rechthoekig, er is veel glas gebruikt en alle vertrekken zijn gelijkvloers. Boven is er een deels overdekt dakterras met open haard. Ik zou er zo willen wonen! Het huis van Frank Sinatra dat we hierna bezoeken is na Neutra een afknapper, hoewel sommigen van ons het pianovormige zwembad wel kunnen waarderen. We lunchen bij de luxueuze Rancho Mirage Country Club, dat is omgeven door golfterreinen. Ik zit aan tafel met onder andere Margaret Shaw van de National Gallery of Australia. Tijdens de lunch houdt Tony Merchell een lezing met dia’s over de architectuur van Palm Springs. ’s Middags bezoeken we het Palm Springs Desert Museum.
De volgende dag begint onze vakantie en na twee weken komen we nog eens terug in Palm Springs, om alles nog eens rustig te bekijken en een deel van de architectuurtour opnieuw te rijden. Al met al was het een geweldige conferentie, anders dan in Pittsburgh, maar zeker zo interessant en goed georganiseerd!
