Website van OKBN * ARLIS/NL p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland

Notulen van de dertiende jaarvergadering

Notulen OKBN vergadering
15 juni 2009
Graphic Design Museum, Breda

Aanwezig:

Heleen Homma, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), Amersfoort (voorzitter)
Martien Versteeg, Universiteit van Amsterdam (secretaris)
Erik van Boxtel, Museum Boijmans Van Beuningen, Rotterdam (bestuurslid)
Jantiene van Elk, Textielmuseum, Tilburg (bestuurslid)
George Siemensma, NBD Biblion, Leidschendam (bestuurslid)
Marianne de Voogd, RKD, Den Haag (bestuurslid)

Fabiënne van Beek (Graphic Design Museum, Breda), Nel ten Brug (Rijksmuseum, Amsterdam), Marc Cauwenbergh (Museum Plantin-Moretus, Antwerpen), Beatrice De Clippeleir (Sint-Lucas, Gent), Mariëtta Dirker (Rijksakademie, Amsterdam), Goos Dullaart (privé), Roman Koot (RKD, Den Haag), Christel Leenen (NAI, Rotterdam), Annemiek Ouwerkerk (Universiteitsbibliotheek, Leiden), Annet Perry-Schoot Uiterkamp (Jan van Eyck Academie, Maastricht), Saskia Scheltjens (Universiteit Gent), Stans Seignette (privé), Chris Smeenk (privé), Nita Smit (Filmmuseum Amsterdam), Fien Veltman (Stedelijk Museum Amsterdam), Lea van der Vinde (Mauritshuis, Den Haag), Cora Weijsenfeld (Ingressus, Rotterdam), Maggy Wishaupt (KB, Den Haag), Mark Wolffe (TU Eindhoven)

Bericht van verhindering: Mieke Beumer (Universiteit van Amsterdam), Judith van Gent (Amsterdams Historisch Museum), Nel Klaversma (Amsterdams Historisch Museum), Michiel Nijhoff (Stedelijk Museum Amsterdam), Rickey Tax (Museum van het Boek, Den Haag), Hans Zonnevijlle (Nederlands Fotomuseum, Rotterdam)

Welkom en opening

1. Post en mededelingen

2. 2008/09

- Jaarverslag voorzitter
Voorzitter vat het jaar samen. Dit was het eerste jaar van haar OKBN voorzitterschap. Door haar nieuwe functie bij RCE, het bezoek van de Amerikaanse bibliotheken in het najaar van 2008 en de voorbereidingen voor het themanummer van Art Libraries Journal over Nederlandse kunstbibliotheken in het najaar van 2009, was het beslist een druk jaar.
Het jaarverslag wordt puntgewijs besproken. Er treden 2 bestuursleden af: Martien Versteeg en Hans Zonnevijlle.

- Verslag penningmeester en kascontrolecommissie
Hans Zonnevijlle is verhinderd en daarom verzorgt Erik van Boxtel de toelichting op het financiële verslag.
De kosten voor de jubileumbundel vallen lager uit door de bijdrage van het RKD en door de subsidie die is ontvangen van SNS Reaal Fonds. Wel is de financiële reserve gekrompen, mede door de hoger uitgevallen kosten van het bezoek van ARLIS/NA. De contributies zijn ontvangen en in 2008 is de reisbeurs toegekend. Voor 2009 zijn (nog) geen aanvragen voor de reisbeurs ontvangen.
Het financiële verslag zal op de OKBN website geplaatst worden.

3. Bestuursvoornemens 2009/10

Het animo voor deelname aan het OKBN bestuur n.a.v. geplaatste oproepen was niet heel groot. Naast de algemene opoep, is daarom ook een aantal leden persoonlijk gevraagd. Er treedt één nieuw bestuurslid aan: Rickey Tax (Museum Meermanno/Museum van het Boek)

Beleidsvoornemens voor komend jaar:
- Themadag (november 2009). Datum: 30 november 2009. Locatie: Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), Amersfoort.
Onderwerp van de themadag is 'Digitaal archiveren'
Het bewaren van digitale informatie en documentatie in de bibliotheek. Hoe bewaar je digitaal materiaal, e-mail, websites, ontwerpen, etc.
De themadag wordt georganiseerd door Jantiene van Elk en de bibliotheek van RCE, maar er is dringend behoefte aan extra mankracht (m/v) voor het uitwerken van themadag en de organisatie ervan.
Vanuit de vergadering komt de suggestie om contact op te nemen met Sandra Fauconnier van Montevideo, die specialist is op het gebied van digitale media.

- Voorjaarsexcursie 2010.
Deze excursie zal in Tilburg gehouden worden. Bij voorkeur wordt deze excursie niet op maandag gepland, gezien dat dit de sluitingdag is bij veel musea.

- Samenwerking met het OKBV aanhalen

- Onderzoeken of voor het OKBN aansluiting bij NVB zinvol kan zijn.
De NVB heeft het afgelopen jaar een roerige tijd meegemaakt, waardoor het OKBN bestuur afwachtend is geweest, maar het bestuur wil nu toch onderzoeken of de ondersteuning die de NVB kan bieden interessant genoeg is om als eigen afdeling aan te sluiten. Daarvoor moet gekeken worden naar hoe de eigen identiteit behouden kan worden, wat de kosten zijn voor de leden, en wat voor inspanningen er verwacht worden van de OKBN bestuursleden vanuit de NVB. Als voordeel wordt aangegeven dat NVB ondersteuning biedt bij de organisatie van activiteiten en de afhandeling van administratieve aangelegenheden.
Vanuit het bestuur worden de voor- en nadelen voor aansluiting bij NVB uitgewerkt. Hierin worden in ieder geval de volgende aspecten meegenomen: wat zijn de kosten, hoe zit het met lidmaatschap voor particulieren en instellingen, wat doet de NVB voor het OKBN, wat doet een afdeling zelf, hoe werkt de constructie in België met de VBBAD en het OKBV, is elders aansluiten een optie (bijvoorbeeld SIMIN), en de OKBN website.
De volgende jaarvergadering wordt dit aan de leden voorgelegd.
Onderwerp ook op OKBN discussielijst plaatsen.

- Redactie website
Martien neemt ook afscheid van de websiteredactie. Martien blijft, zolang de nieuwe site nog niet gerealiseerd is, voor maximaal 1 jaar, de website bijhouden. Jantiene heeft een voorstel gedaan om een weblog op te zetten en daar de gegevens van de website in over te brengen, het onderdeel 'Collections' als database eraan te hangen, en een RSS-feed te gebruiken i.p.v. de discussielijst.
Vanuit de vergadering wordt de site van Arlis*ANZ genoemd, die ook als blog is opgezet.

4. Begroting 2009/10

- Vaststelling begroting
Erik licht de diverse posten op de begroting toe. Zonder aanpassing van de contributie komt het tekort op € 210,- uit.

5. Vaststelling Huishoudelijk Reglement

6. Bestuursvoornemens na 2010

7. Rondje langs de instellingen

Punt is komen te vervallen i.v.m. tijdgebrek.

Sluiting

Laatst bijgewerkt: 3 juli 2009