Jaarvergadering 2007

Website van OKBN * ARLIS/NL
p/a Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie,
Postbus 90418, 2509 LK - DEN HAAG - Nederland

Notulen van de elfde jaarvergadering

Notulen OKBN vergadering
14 mei 2007
Koninklijke Bibliotheek, Den Haag

Aanwezig:

Michiel Nijhoff, Stedelijk Museum Amsterdam (voorzitter)
Martien Versteeg, Universiteit van Amsterdam (secretaris)
Hans Zonnevijlle, Nederlands Fotomuseum, Rotterdam (penningmeester)

Monique Biekart (Gemeentemuseum Den Haag), Erik van Boxtel (Museum Boijmans van Beuningen, Rotterdam), Marc Cauwenbergh (Museum Plantin-Moretus, Antwerpen), Veronique De Boi (OKBV), Marietta Dirker (Rijksakademie, Amsterdam), Jantiene van Elk (Textielmuseum, Tilburg), Roman Koot (Letterenbibliotheek Universiteit Utrecht), Helmie van Limpt (Noordbrabants Museum, 's-Hertogenbosch), Cor Mulders (ICN, Amsterdam), Annet Perry-Schoot Uiterkamp (Jan van Eyck Academie, Maastricht), Saskia Scheltjens (Rijksmuseum, Amsterdam), Hans Timmermans (Museum Het Valkhof, Nijmegen), Marianne de Voogd (RKD, Den Haag), Cora Weijsenfeld (Ingressus, Rotterdam), Maggy Wishaupt (KB, Den Haag), Mark Wolffe (Bibliotheek Bouwkunde TU Eindhoven)

Opening

De voorzitter opent om 10.40 de vergadering.

Bericht van verhindering: Goos Dullaart, Judith van Gent, Dries Moreelse, Chris Smeenk, Anita Vriend

1. Post en mededelingen

Een ieder wordt verzocht zijn/haar gegevens te controleren op ledenlijst die tijdens de vergadering rondgaat.

2. 2006

- Notulen jaarvergadering 2006
Deze worden zonder wijziging aangenomen.
Saskia meldt dat na haar presentatie over de ruilwiki op de jaarvergadering van 2006 vanuit de OKBN leden geen belangstelling hiervoor is getoond. Het Rijksmuseum gebruikt inmiddels zelf wel de ruilwiki. Vanuit de vergadering komt reactie dat het wellicht toch interessant kan zijn. Eventuele belangstellenden kunnen dan zelf contact opnemen met Saskia als zij een nadere toelichting of hulp bij het maken van een ruilwiki willen krijgen.
- Verslag penningmeester en kascontrolecommissie
Hans Zonnevijlle licht het verslag toe.
- Jaarverslag redactie website
Ook dit verslag wordt mondeling toegelicht.
- Evaluatie beleid 2006
Er wordt kort teruggeblikt op de themadag over marketing en de excursie naar de Universiteit van Utrecht die in 2006 werden gehouden. Beide activeiten werden goed bezocht en mogen succesvol genoemd worden. Ook werd in Amsterdam een excursie voor OKBV leden gehouden.

3. 2007

- Beleidsvoornemens bestuur
Michiel heeft tijdens de Arlis/NA conferentie in Atlanta aan Amerikaanse Arlisleden het voorstel gedaan om een excursie te organiseren bij bibliotheken in Nederland en België.

De buitenlandse excursie naar Hamburg is kort vooraf bekend gemaakt. Helaas waren er maar 4 deelnemers, hoewel het programma interessant en gevarieerd was, met bezoek aan diverse bibliotheken/musea en aan de stad Hamburg.

Voor 2008 heeft het bestuur het idee om een excursie naar Parijs te organiseren, met bezoek aan musea en bibliotheken, zoals INHA, Bibliothèque Kandinsky, die hopelijk op meer deelnemers kan rekenen. Vanuit de leden wordt in ieder geval enthousiast gereageerd. In het verleden heeft ook de VVBAD geprobeerd een excursie naar Parijs te organiseren, dus ook vanuit de Vlaamse collega's is belangstelling.

Ook worden er voorbereidingen getroffen om in het najaar van 2007 een excursie te organiseren naar Amsterdam, met o.a. een bezoek aan de nieuwe Openbare Bibliotheek, de nieuwe locatie van de Bijzondere Collecties van Universiteit van Amsterdam, Boekmanstichting.

Voor de jubileumuitgave die verschijnt in het najaar van 2007 is inmiddels een uitgever gevonden die de publicatie gaat uitgeven, nl. Primavera Pers. Door de uitgave bij Primavera onder te brengen worden veel praktische zaken uit handen genomen. Voor financiering van de publicatie moeten nog fondsen worden aangeschreven en/of sponsoring gezocht. De bundel zal bestaan uit een algemene inleiding gevolgd door 10 artikelen over afzonderlijke bibliotheken. De presentatie van het boek zal plaatsvinden tijdens een feestelijke OKBN bijeenkomst eind 2007. Martien en Goos nemen het initiatief voor deze dag.

- Reisbeurs
Tot op heden is door OKBN-leden helaas nog nooit gebruik gemaakt van de reisbeurs die enige jaren geleden is ingesteld. Het geld wordt nu apart gezet. Het bestuur stelt voor om jaarlijks een bedrag te reserveren, maar als dat niet wordt gebruikt dit niet langer apart te houden. De vergadering stemt in met dit voorstel.

- Vacature bestuur
De termijn van Marietta Dirker is afgelopen. Zij wordt door Michiel bedankt voor haar inzet de afgelopen bestuursperiode. De vacature die nu binnen het bestuur is ontstaan is nog niet opgevuld. Wel heeft Jantiene van Elk belangstelling om plaats te nemen in het bestuur.

- Voornemens 2007 Redactie website
Voornemens zijn het vernieuwen van de wesite, en het bekijken van mogelijkheden voor een meer dynamische website. Saskia Scheltjens meldt zich aan als nieuw redatielid voor de OKBN website. Roman licht de beleidsvoornemens nader toe. De archiefpagina's bevatten oude (vergader)stukken. In hoeverre deze nog functioneel zijn is de vraag, maar vanuit de leden is men er voor om deze gegevens toch te bewaren en men vindt het geen bezwaar om deze gegevens beschikbaar te houden, ook al kan de informatie ongewenst zijn. Er wordt de suggestie gedaan om de informatie in de metadata aan te passen, waardoor de terugvindbaarheid van deze informatie door zoekmachines minimaal wordt. De redactie website zal nagaan wat er technisch mogelijk is.

4. Vaststelling begroting 2007

Op de begroting voor 2007 staan 4 nieuwe kostenposten vermeld om de inzichtelijkheid te verbeteren. Kosten voor de publicatie (jubileumboek) zullen waarschijnlijk lager uitkomen dan het huidige maximum bedrag dat opgenomen is op de begroting.
Het was de bedoeling om m.i.v. dit jaar de Vlaamse leden niet meer afzonderlijk lid te laten zijn, maar als één instelling (OKBV). Tijdens de vergadering blijkt echter dat vooralsnog niet duidelijk is of dit wel kan, gezien de constructie met de VVBAD. De situatie blijft daarom nog als voorheen, d.w.z. elke instelling is afzonderlijk participeren lid.

Kascontrolecommissie wordt gevormd door Hans Timmermans en Helmie van Limpt. Nieuw reservelid wordt Cor Mulders.

5. Vaststelling Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement wordt opnieuw vastgesteld.

6. Bestuursvoornemens na 2007

- In 2008 komt een aantal vacatures vrij in het bestuur.

- In hoeverre het OKBN kan/zal aanhaken bij het programma 'Amsterdam wereldboekenstad' zal de toekomst moeten uitwijzen. Voor nu zijn er nog geen contrecte plannen of ideeën uitgewerkt.

7. Wat verder ter tafel komt

- Cor Mulders informeert naar de stand van zaken omtrent het tijdschrift 'Jong Holland'. Zojuist is het laatste nummer (2007-1) verschenen ; er wordt gekeken of een doorstart in 2008 mogelijk is en of het tijdschrift dan in een andere vorm (digitaal) weer zou kunnen verschijnen.

- Mark Wolffe vertelt dat bij de TU-E een reorganisatie plaatsvind, waarbij alle faculteitsbibliotheken zoals die nu bestaan worden opgeheven en de bibliotheek van de faculteit Bouwkunde dus niet met een eigen identiteit zichtbaar is. Hoe de functies worden ingevuld en wie die functies krijgen moet in het najaar van 2007 duidelijk worden. De nieuwbouw is in 2010 gereed.

- Saskia Scheltjens meldt dat de nieuwe versie van de webcatalogus van de bibliotheek van het Rijksmuseum online is.

- Veronique informeert de leden over activiteiten die het OKBV organiseert, waaronder in 2008 een themadag rond het onderwerp acquisitie.

- Roman vertelt dat hij een andere baan heeft en per 1/7/2007 bij het RKD gaat werken.

- Michiel meldt het verschijnen van een nieuwe publicatie van Arlis/NA: Art museum libraries and librarianship door Joan Benedetti

8. Sluiting

Voorzitter sluit om 12.30 uur de vergadering.

Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2007